Категорії
Bez kategorii HR i Rekrutacja Pracodawcy i Biznes

Ile kosztuje Cię rotacja pracowników?

Poziom rotacji pracowniczej jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na wydajność i stabilność organizacji. Samo zjawisko wymiany kadrowej nie jest niczym nadzwyczajnym – wymusza ją demografia (odejścia na emeryturę) czy rozwój przedsiębiorstwa (pozyskanie nowych talentów).

Fluktuacja pracowników zawsze będzie wiązała się z pewnymi kosztami dla firmy. Już tylko z tego powodu, jej zbyt wysoki poziom może oznaczać olbrzymie obciążenie dla finansów organizacji. Dlatego też warto systematycznie mierzyć nie tylko wskaźniki rotacji, ale także jej koszty. Tym bardziej że wiele z nich jest niedostrzeganych lub niewiązanych od razu ze zjawiskiem rotacji pracowników.

Koszty rotacji pracowników

Wg różnych szacunków rotacja pracownika może kosztować przedsiębiorstwo od 30 do nawet 200% jego rocznego wynagrodzenia

Dane Instytutu Pracy wskazują, że utrata jednego pracownika wiąże się średnio z kosztami na poziomie 1/3 jego rocznego wynagrodzenia.  

Gallup natomiast szacuje te wartości na jeszcze wyższym poziomie, od połowy do nawet dwukrotności wynagrodzenia pracownika. Zależy to przede wszystkim od poziomu stanowiska, ale także doświadczenia i wiedzy odchodzącej osoby.

Jeśli więc wskaźnik rotacji jest wysoki, firma ma problemy z zatrzymaniem pracowników, to może dla niej skutkować nie tylko problemami z terminową realizacją zamówień, ale także obniżeniem wyników finansowych.

Bezpośrednie i pośrednie koszty rotacji pracowników

Jak już wyżej wspomniano, nie wszystkie koszty rotacji są łatwe do dostrzeżenia. Bardzo często w analizach uwzględnia się jedynie bezpośrednie koszty związane z odejściem pracowników, pomijające te pośrednie, czasem niematerialne starty spowodowane odejściem pracowników z organizacji.

Bezpośrednie koszty rotacji pracowników

Najłatwiejsze do dostrzeżenia, ale i obliczenia, są wydatki związane z koniecznością zapewnienia replacementu za odchodzącego pracownika, czyli koszty rekrutacji i zatrudnienia nowej osoby. Ich wysokość może być zróżnicowane ze względu na przebieg i długość procesu rekrutacyjnego czy poziom obsadzanego stanowiska pracy.

Do bezpośrednich kosztów rotacji związanych z zatrudnieniem nowego pracownika zalicza się:

Koszty związane z zatrudnieniem nowych pracowników są tylko jednym elementem wydatków, które przedsiębiorstwo ponosi w związku z fluktuacją kadrową.

Pośrednie koszty utraty pracowników

Ustalenie kosztów rotacji pracowników nie jest łatwym zadaniem dla działów HR. Przede wszystkim dlatego, że do kwestii łatwo policzalnych, takich jak np. koszt publikacji ogłoszeń, należy doliczyć także wiele pośrednich kosztów, których wysokość nie jest łatwa do oszacowania. Co więcej, niejednokrotnie koszty odejścia pracownika pojawiają się jeszcze przed otrzymaniem czy wręczeniem wypowiedzenia przez dział HR.

Do nieoczywistych kosztów, które pojawiają się przed odejściem pracownika z firmy, zaliczyć można:

  • Spadek zaangażowania i motywacji do pracy osoby, która planuje opuścić firmę
  • Koszty czasu poświęconego na przekazanie wiedzy i obowiązków przez odchodzącego pracownika
  • Czas, który zarówno odchodzący z pracy, jak i zespół, przeznaczy na rozmowy o zmianie pracy i pożegnania

Jednym z ukrytych kosztów rotacji, o którym często się zapomina, a może on występować zarówno w kontekście pracownika opuszczającego firmę, jak i nowej osoby, jest koszt spadku wydajności. Wynika on z jednej strony ze spadku motywacji, którym już wspomniano, a w przypadku nowych pracowników – z konieczności wdrożenia się w obowiązki i zaaklimatyzowania w nowym miejscu pracy.

Do kosztów miękkich, a więc pośrednich, kosztów związanych z rotacją personelu można zaliczyć także:

  • Zwiększoną ilość błędów w związku z wdrażaniem nowych pracowników
  • Koszty utraty czasu i wydajności przez personel oddelegowany do szkolenia nowych osób
  • Spadek morale w zespole i zniechęcenie (np. w związku z czasowym powierzeniem obowiązków odchodzącej osoby lub koniecznością szkolenia nowych pracowników)
  • Utrata know-how, szczególnie dotkliwa jeśli odchodzący pracownik pełnił kluczową rolę w organizacji
  • Negatywny wpływ na Employer Branding (w przypadku wysokich wskaźników rotacji)

Kategorie kosztów rotacji: Opracowanie własne

Czy i dlaczego warto mierzyć koszty rotacji pracowników?

Podjęcie się wyliczenia ile firmę faktycznie kosztuje odejście pracowników pozwala managerom HR nie tylko określić koszty związane z fluktuacją kadrową, ale także staje się kartą przetargową w negocjacjach z zarządem dotyczących np. wprowadzania programów wspierających retencję pracowników. 

Co więcej, utrata pracownika ujęta w kategorii kosztów, a nie tylko brakującego headcount’u, może zmienić podejście managerów do zespołów i zwiększyć ich zaangażowanie w utrzymanie pracowników w firmie. Może także pozytywnie wpłynąć na postrzegania roli HR w organizacji, właśnie jako strategicznego partnera, który rozumie biznes i jego potrzeby.

Ile kosztuje rotacja — przykład wyliczeń

W pewnej firmie produkcyjnej określono wskaźnik rotacji dla stanowisk produkcyjnych w ujęciu rocznym na poziomie 20%.

Firma zatrudnia 600 pracowników, których zadania są ściśle związane z produkcją.

Średnie wynagrodzenie pracowników na tych stanowiskach wynosi 6000 zł brutto, czyli koło 87 000 tys. zł rocznie z uwzględnieniem kosztów pracodawcy.

Zakładając najniższe koszty rotacji na poziomie 30% koszt rotacji jednego pracownika wynosi: 26 100 zł.

Przy rotacji na poziomie 20%, w ciągu roku zastępowanych jest 120 pracowników. Koszty, jakie ponosi firma w związku z rotacją, przekroczą więc 3 mln złotych.

Podsumowanie

Koszty związane z rotacją są wielowymiarowe i mogą mieć znaczący wpływ na wyniki finansowe oraz reputację organizacji. Świadomość wszystkich aspektów kosztów rotacji kadry jest kluczowa dla skutecznego zarządzania personelem i osiągania sukcesów biznesowych. 

Wyliczenie kosztów rotacji pracowników daje managerom HR kartę przetargową w negocjacjach z zarządem dotyczących inwestycji w strategię zatrzymywania pracowników, rozwijania kultury organizacyjnej sprzyjającej retencji, a także pomaga przekonać Hiring Managerów do zaangażowania i doskonalenia procesów rekrutacyjnych i selekcyjnych.

Категорії
Bez kategorii HR i Rekrutacja Rynek pracy

Wskaźniki rotacji pracowniczej — jak badać i obliczyć poziom fluktuacji kadry?

Rotacja pracowników jest zjawiskiem naturalnym, a pewien jej poziom jest nawet pożądany, gdyż pozwala na napływ wiedzy, pomysłów, a nawet może przyczyniać się do wzrostu konkurencyjności firmy na rynku. Z drugiej strony zbyt wysoka rotacja pracownicza powoduje, że koszty operacyjne rosną, zakłócona zostaje ciągłość produkcji, wzrasta niezadowolenie i spadają morale pracowników. 

Mierzenie poziomu fluktuacji kadry oraz właściwe interpretowanie wyników daje szersze spojrzenie na procesy personalne w firmie, pozwala określić i umiejscowić problemy wzmagające rotację kardy oraz z wyprzedzeniem planować strategie zmierzające do utrzymania optymalnego poziomu retencji.

Rotacja a retencja pracownicza

Rotacja pracownicza oraz retencja pracowników to dwa kluczowe pojęcia w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, które odnoszą się do trwałości zatrudnienia w firmie. Często są one ze sobą utożsamiane, choć ich znaczenie jest zupełnie odmienne. 

Rotacja pracownicza (odnosi się do częstotliwości, z jaką pracownicy opuszczają firmę i są zastępowani przez nowych członków zespołów. Natomiast retencja pracowników ocenia zdolność firmy do zatrzymania swoich obecnych pracowników i zapobiegania ich odejściu. 

Oba wskaźniki warto mierzyć, gdyż dostarczają nam one wiedzy o problemach, ale i przewagach firmy, a także pozwalają na świadome kształtowanie polityki HR.

Jak mierzyć rotację w firmie? Wskaźniki rotacji pracowniczej

Fluktuacja kadry jest jednym z kluczowych wskaźników, które pomagają firmom zrozumieć dynamikę siły roboczej. Mierzyć rotację pracowników można na wiele sposobów. 

Metody te obejmują wskaźniki proste, takie jak wskaźnik rotacji ogólnej, liczony jako stosunek liczby pracowników opuszczających firmę do całkowitej liczby pracowników w określonym okresie czasu. 

Jednakże istnieją również bardziej złożone mierniki, uwzględniające np. rotację w poszczególnych działach czy stanowiskach, rotację w różnych kategoriach wiekowych czy rotację w kontekście określonych projektów lub procesów biznesowych.

Ogólny wskaźnik rotacji pracowników — jak go obliczyć?

Ogólny wskaźnik rotacji pracowników to iloraz całkowitej liczby pracowników, którzy odeszli z organizacji w określonym czasie (np. w ciągu roku) oraz całkowitej liczby pracowników zatrudnionych w tym okresie.

Taki pomiar rotacji pracowników ma jednak pewne wady. Po pierwsze nie kategoryzuje pracowników względem stażu pracy czy stanowisk. Po drugie nie dzieli odchodzących ze względu na rodzaje fluktuacji. 

Jak działy HR mogłyby interpretować uzyskaną wartości, skoro jej poziom ogólności jest tak duży?

Zmodyfikowany ogólny wskaźnik rotacji pracowniczej

Nieco innym sposobem na wyliczenie współczynnika rotacji pracowników jest wykorzystanie zmodyfikowanego wskaźnika rotacji ogólnej. Jest on ilorazem liczby pracowników, którzy opuścili organizację w badanym okresie do średniej (przeciętnej) liczby pracowników zatrudnionych w tym czasie.

Wskaźnik stabilizacji

Koszty fluktuacji są uzależnione m.in. od tego jak długo zatrudniony był odchodzący pracownik. Zwykle przyjmuje się, że pracownicy opuszczający firmę, którzy mają dłuższy staż zatrudnienia, kosztują więcej niż ci, którzy dopiero niedawno zostali zatrudnieni. 

Do mierzenia poziomu fluktuacji wśród pracowników z nieco dłuższym stażem, używany jest wskaźnik stabilizacji. Nie uwzględnia on zatrudnionych, którzy odeszli w krótkim okresie czasu (najczęściej w ciągu roku), nie bierze także pod uwagę pracowników sezonowych. 

Jest on ilorazem liczby pracowników, którzy przepracowali co najmniej określony okres czasu (np. rok) oraz całkowitej liczby pracowników zatrudnionych przed badanym okresem.

Wskaźnik “Rookie”

Wskaźnik “Rookie” stosowany jest w analizach zasobów ludzkich w celu zrozumienia, jak dużą część pracowników stanowią “nowicjusze” w kontekście doświadczenia zawodowego lub czasu spędzonego w danej firmie czy branży.

Wskaźnik “Rookie” może być obliczany jako stosunek liczby nowych pracowników do ogólnej liczby pracowników w określonym okresie czasu. Często używany jest również w odniesieniu do analizy rotacji pracowników w grupie nowicjuszy, aby zrozumieć, czy ci pracownicy są bardziej narażeni na szybkie odejścia z firmy.

Monitorowanie wskaźnika rotacji “Rookie” może być pomocne w identyfikowaniu obszarów, w których konieczne są zwiększone wysiłki w zakresie szkoleń czy intensyfikacja działań ukierunkowanych na zmniejszenie rotacji pracowników, którzy dopiero dołączyli do firmy. 

Analiza fluktuacji na podstawie wskaźnika “Rookie” może pomóc także w ocenie efektywności procesów rekrutacyjnych oraz skuteczności onboardingu.

Ogólny indeks rotacji pozytywnej (PRI – Positive Rotation Index), inaczej wskaźnik przyjęć

Mierzenie poziomu fluktuacji pozwala nie tylko poznać liczbę odchodzących z pracy, ale także wskazać dynamikę wzrostu zatrudnienia w organizacji. Jednym ze wskaźników, które pozwalają określić i interpretować rotację pozytywną jest miernik PRI (Positive Rotation Index). 

Jest on obliczany przez podzielenie liczby nowoprzyjętych pracowników w określonym czasie do liczby pracowników ogółem. W literaturze przyjmuje się, iż wartość PRI poniżej 20% oznacza niską dynamikę zatrudnienia.

Jak jeszcze można mierzyć fluktuację kadr?

Obliczyć wskaźnik rotacji pracowników można na wiele sposobów. Powyżej wskazaliśmy jedynie kilka z nich. Wśród stosowanych przez działy HR mierników, które pozwalają nie tylko poznać skalę zjawiska, ale także przyczyny fluktuacji kadrowej, można wymienić także:

  • wskaźnik rezygnacji – czyli stosunek sumy wszystkich odejść inicjowanych przez pracowników do ogólnej liczby pracujących
  • wskaźnik zwolnień – pozawala określić jaki odsetek stanowią odejścia inicjowane przez pracodawcę. Jeśli jest on na wysokim poziomie, a firma nie mierzy się z problemami finansowymi i nie przeprowadza zwolnień grupowych, może on świadczyć o błędach w procesie rekrutacji
  • wskaźnik awansów – pozwala on na śledzenie ścieżki kariery oraz pomiar skuteczności rekrutacji wewnętrznych

Działy HR powinny regularnie badać poziom rotacji pracowników, posługując się przy tym wieloma wskaźnikami. Duża ilość różnorodnych danych pozwala na lepsze zrozumienie fluktuacji, pozwala poznać przyczyny rotacji pracowników, a także zaplanować i z wyprzedzeniem wdrożyć metody zapobiegania rotacji pracowników.

Podsumowując, mierzenie poziomu fluktuacji kadry oraz właściwa interpretacja wyników dostarcza szerokiego spojrzenia na procesy personalne w firmie. 

Pozwala na identyfikację problemów oraz wdrażanie skutecznych rozwiązań, aby w przyszłości móc zapobiec nadmiernej rotacji pracowników. Dzięki różnorodnym metodom pomiaru fluktuacji kadry, dział HR może lepiej zrozumieć, przewidywać i zarządzać rotacją pracowników, co wpływa na długoterminowy sukces organizacji.