Studenci z zagranicy na polskim rynku pracy. Czy zatrudnienie studenta jest opłacalne?
W latach 2020/2021 – 2022/2023 liczba studentów zagranicznych w Polsce wzrosła o ponad 20 tys., czyli o ponad 24%. Wielu z nich decyduje się na łączenie nauki z pracą zarobkową, m.in. w takich sektorach jak logistyka, gastronomia czy produkcja. To świetna okazja zarówno dla młodych na podreperowanie finansów, jak i dla pracodawców na wsparcie kadrowe w sezonach cechujących się zwiększonym zapotrzebowaniem na pracowników.
Zatrudnienie studentów wiąże się z wieloma korzyściami, bo oznacza nie tylko zmniejszenie formalności związanych z zatrudnieniem obcokrajowca, ale też realne oszczędności finansowe dla firmy. Jednakże wymaga również znajomości przepisów oraz świadomości formalności związanych z legalizacją pracy pochodzących z zagranicy studentów. Pracodawca musi zadbać o zgodność zatrudnienia z obowiązującym prawem, co obejmuje weryfikację rodzaju odbywanych studiów oraz legalności pobyt w Polsce.
Czy studenci zagraniczni potrzebują pozwolenia na pracę w Polsce?
Obywatele państw trzecich, aby legalnie pracować w Polsce, zwykle muszą posiadać zezwolenie na pracę oraz dokument legalizujący ich pobyt. Od tej reguły są jednak wyjątki.
Jest to istotne ułatwienie, gdyż zwalnia pracodawcę i studenta z dodatkowych, często długotrwałych formalności oraz przyspiesza możliwość podjęcia pracy.
W przypadku studiów stacjonarnych student ma prawo do zatrudnienia bez zezwolenia na pracę, o ile posiada status studenta przez cały okres pracy. Rodzaj uczelni – publiczna lub niepubliczna – nie ma w tym przypadku znaczenia.
Dla studentów studiów niestacjonarnych (zaocznych lub eksternistycznych) pracodawca musi uzyskać zezwolenie na pracę, jeszcze przed podjęciem przez niego zatrudnienia. Wyjątek stanowią studenci pochodzący z krajów Unii Europejskiej – w tym przypadku dodatkowe zezwolenie nie jest potrzebne.
Wymogi formalne przy zatrudnieniu studenta z zagranicy.
Aby pracodawca mógł zatrudnić studenta z zagranicy, musi zweryfikować dokumenty potwierdzające posiadanie statusu studenta oraz legalność pobytu w Polsce kandydata. Powinien m.in. sprawdzić:
Legitymację studencką – potwierdza ona status studenta. Jej kopię warto w dokumentacji pracowniczej.
Zaświadczenie z uczelni o statusie studenta studiów stacjonarnych – dokument potwierdzająca tryb studiów oraz posiadany status studenta. Ważne jest, aby zaświadczenie cyklicznie aktualizować (m.in. co semestr).
Dokumenty pobytowe – student powinien posiadać ważną wizę, kartę pobytu lub być obywatelem kraju objętego ruchem bezwizowym.
Obowiązki pracodawcy podczas zatrudnienia.
Pracodawca ma obowiązek regularnej weryfikacji statusu studenta, aby mieć pewność, że pracownik spełnia kryteria zwolnienia z wymogu posiadania zezwolenia na pracę. Jeśli student zakończy naukę lub zmieni tryb studiów na niestacjonarne, pracodawca jest zobowiązany uzyskać dla niego zezwolenie na pracę. Zaniedbanie tej kwestii może skutkować karą grzywny.
Zatrudnienie cudzoziemców – absolwentów polskich uczelni.
Po ukończeniu studiów stacjonarnych w Polsce, absolwent z zagranicy również może pracować bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Warto mieć na uwadze, że status absolwenta daje pracodawcy swobodę zatrudnienia bez dodatkowych formalności, co sprawia, że młodzi absolwenci stają się atrakcyjnymi kandydatami na rynku pracy.
Zatrudnianie studentów z Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Studenci z krajów UE lub EOG mają prawo pracować w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Ich zatrudnienie odbywa się na takich samych zasadach jak zatrudnienie Polaków. Jedyne formalności, które ich obowiązują, dotyczą rejestracji pobytu po trzech miesiącach w urzędzie wojewódzkim.
Podsumowanie
Zatrudnianie zagranicznych studentów to szybki sposób na rozwiązanie braków kadrowych, szczególnie w wysokim sezonie. Studenci chętnie podejmują się prac dorywczych i sezonowych. To także znaczna oszczędność kosztów – za studentów do 26 r.ż. nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne. Warto jednak zaznaczyć, że tylko znajomość przepisów oraz odpowiednia organizacja dokumentacji pozwala na efektywne i zgodne z prawem zatrudnienie, co jest kluczowe w kontekście bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorstwa.
Procedura uproszczona to mechanizm, który pozwala na legalne zatrudnienie cudzoziemców na podstawie złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy bez konieczności ubiegania się o pełne zezwolenie na pracę.
Zatrudnienie cudzoziemca w trybie uproszczonym możliwe jest zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i zlecenia czy umowy o dzieło.
Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia – kogo dotyczy?
Procedura uproszczona dotyczy wyłącznie obywateli wybranych krajów wskazanych w rozporządzeniu, tj. Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii i Mołdawii.
W nowej strategii migracyjnej rząd zapowiedział, że lista kierunków objętych procedurą oświadczeniową będzie podlegała weryfikacji. Oznacza to, że lista państw, z których kandydaci będą zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę może ulec modyfikacji.
W październiku 2022 r. z katalogu państw, których obywatele mogą wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń wykreślona została Federacja Rosyjska. Oznacza to, że pracodawcy zatrudniający obywateli Rosji nie mogą już korzystać z tej formy legalizacji pracy obcokrajowca.
Aby móc skorzystać z zatrudnienia obcokrajowca w ramach procedury uproszczonej muszą być spełnione łącznie następujące warunki:
Cudzoziemiec musi być obywatelem jednego ze wspomnianych już wyżej krajów (Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy)
Okres zatrudnienia nie może przekraczać 24 miesięcy
Wykonywana praca nie ma charakteru pracy sezonowej
Dzień rozpoczęcia zatrudnienia przypada nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia
Wysokość wynagrodzenia obcokrajowca nie może być niższa niż pracowników wykonujących porównywalne obowiązki lub zatrudnionych na podobnym stanowisku
Procedura uproszona krok po kroku
1. Złożenie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
Pracodawca, który zamierza zatrudnić cudzoziemca, musi złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Można to zrobić osobiście, przez pełnomocnika, pocztą lub online przez portal praca.gov.pl.
Do wniosku należy dołączyć:
Wypełniony druk oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
Oświadczenie o niekaralności pracodawcy.
Kopia dokumentu tożsamości cudzoziemca (wszystkie zapisane strony w paszporcie)
Dowód wniesienia opłaty za złożenie oświadczenia.
Pełnomocnictwo i potwierdzenie opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (jeśli wniosek składany jest przez pełnomocnika).
2. Weryfikacja dokumentów przez urząd pracy
3.Wpisanie oświadczenia do ewidencji i odbiór oświadczenia
Po pozytywnej weryfikacji urząd pracy wpisuje oświadczenie do ewidencji, a pracodawca otrzymuje potwierdzenie wpisu z pieczątką urzędu (lub elektronicznie). Oświadczenie można odebrać osobiście, przez pełnomocnika lub pocztą, w zależności od wybranej opcji podczas składania wniosku. Oświadczenie w formie elektronicznej może być przesłane na konto pracodawcy lub pełnomocnika w portalu praca.gov.pl.
Praca cudzoziemca jest legalna przez okres wskazany w oświadczeniu.
Powiatowy urząd pracy, wpisując oświadczenie do ewidencji, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż wskazany w oświadczeniu przez pracodawcę.
Obowiązki pracodawcy zatrudniającego obcokrajowca na oświadczeniu
Mimo iż zatrudnienie pracownika z zagranicy na podstawie oświadczenia jest znacznie prostsze i szybsze niż w przypadku zezwolenia na pracę, należy pamiętać, że na pracodawcy nadal ciąży obowiązek weryfikacji czy cudzoziemiec posiada ważny status pobytowy uprawniający go do przebywania i podejmowania zatrudnienia w Polsce.
Podjęcie pracy przez cudzoziemca wyklucza w szczególności wiza wydana w celu turystycznym.
Do obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem cudzoziemców w ramach procedury uproszczonej należy także:
Powiadomienie powiatowego urzędu pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez obcokrajowca w terminie 7 dni od planowej daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu
Zawarcie z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej w języku dla niego zrozumiałym oraz zgodnej z warunkami wpisanymi w oświadczeniu
Przechowywanie m.in. kopii dokumentów pobytowych obcokrajowca
Brak powiadomienia urzędu o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca zagrożony jest karą grzywny.
Zmiana warunków zatrudnienia cudzoziemca
Zdarza się, że w trakcie zatrudnienia zmianie ulegają warunki pracy obcokrajowca. Czy w takiej sytuacji konieczne jest występowanie przez pracodawcę o nowy wpis do ewidencji oświadczeń? Co do zasady tak. Zmiana warunków pracy lub/i pracodawcy wymaga uzyskania dla cudzoziemca nowego oświadczenia. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki.
Wpis nowego oświadczenia do ewidencji nie jest wymagany, jeżeli:
nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej pracodawcy lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
pracodawca i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej;
cudzoziemiec jest pracownikiem tymczasowym, skierowanym przez pracodawcę do innego pracodawcy użytkownika, niż określony w oświadczeniu, jeżeli dane dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi określone w oświadczeniu, z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy, nie uległy zmianie;
cudzoziemiec otrzymuje wynagrodzenie wyższe, niż to widniejące w oświadczeniu;
Ile kosztuje oświadczenie dla cudzoziemca?
Koszt oświadczenia o powierzeniu pracy pokrywa pracodawca jeszcze przed złożeniem oświadczenia. Obecnie opłata wynosi 100 zł. Dowód wpłaty należy dołączyć do wniosku o wpisanie oświadczenia do ewidencji oświadczeń.
Opłata ta, co do zasady, nie podlega zwrotowi.
Jaki jest czas oczekiwania na wpis do ewidencji oświadczeń?
Jeśli pracodawca złożył kompletny wniosek o wpis do ewidencji oświadczeń, a sprawa nie wymaga postępowania wyjaśniającego, to powiatowy urząd pracy ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie oświadczenia.
Procedura uproszczona a wizy dla pracowników z zagranicy.
Warto pamiętać, że w przypadku cudzoziemców, którzy nie przebywają jeszcze w Polsce otrzymanie oświadczenia o powierzeniu pracy jest dopiero pierwszym krokiem w drodze do zatrudnienia. W przypadku obcokrajowców, którzy nie mogą wjechać do naszego kraju w ramach ruchu bezwizowego lub, mimo tej możliwości, decydują się na złożenie wniosku o wizę pracowniczą, konieczne jest wysłanie oryginału wpisanego do ewidencji oświadczenia do kandydata. Stanowi ono bowiem podstawę do ubiegania się w kraju jego stałego pobytu o wydanie wizy w celu wykonywania pracy.
Konsul zwykle wydaje wizę, jeżeli planowany czas zatrudnienia wskazany w oświadczeniu wynosi co najmniej 91 dni.
Przy składaniu oświadczenia należy przyjąć więc nieco późniejszy czas rozpoczęcia pracy, tak aby cudzoziemiec miał czas na uzyskanie wizy w kraju pochodzenia.
Zalety korzystania z procedury uproszczonej
Największą zaletą procedury oświadczeniowej jest jej szybkość. W odróżnieniu od zezwolenia na pracę, w przypadku procedury uproszczonej nie jest wymagane przeprowadzenie testu rynku pracy. Sam proces wpisania oświadczenia do ewidencji zwykle zajmuje do 7 dni. Dzięki temu możliwe jest szybkie zaspokojenie potrzeb kadrowych, zwłaszcza w branżach o wysokim zapotrzebowaniu na pracowników.
Chcesz zatrudnić obcokrajowców, ale nie masz czasu zajmować się kwestiami formalnymi?
Rozważasz rekrutacje pracowników na czas wysokiego sezonu, ale wiesz, że na lokalnym rynku może być trudno ich pozyskać?
Wojna w Ukrainie miała znaczący wpływ na zmiany profilu obcokrajowców pracujących w Polsce. Napływ uchodźców, głównie kobiet i dzieci, spowodował przesunięcia w strukturze zatrudnienia. Nie tylko zmniejszył się procentowy udział mężczyzn w ogólnej liczbie pracujących obcokrajowców, ale także zwiększyło się zainteresowanie pracodawców kandydatami z innych kierunków niż Ukraina, co przekłada się na wzrost liczby cudzoziemców z nieco odleglejszych geograficznie i kulturowo kierunków.
“Wojna w Ukrainie wpływa na nasz rynek pracy. W pierwszych miesiącach, kiedy napływ uchodźców był naprawdę duży, wielu pracodawców decydowało się na szersze otwarcie się na zatrudnienie kobiet. Znam zakłady pracy, w których wzrost zatrudnienia kobiet był tak duży, że konieczne było dostosowanie kolejnych pomieszczeń pod szatnie dla pań. Rynek pracy musiał też dostosować się do zmieniającej się sytuacji społecznej, tworząc więcej miejsc pracy w sektorach, które wcześniej nie były zbyt często obsadzane przez cudzoziemców, np. w usługach, edukacji czy pomocy społecznej.”
Do 2021 roku struktura populacji cudzoziemców według płci nie zmieniała się znacząco. Odsetek mężczyzn w ogólnej puli pracujących obcokrajowców oscylował w granicach 66%. W grudniu 2022 roku, na skutek napływu dużej liczby uchodźców z Ukrainy, głównie kobiet, udział mężczyzn spadł poniżej 60%. W grudniu 2023 r. wyniósł on 59,6%. Jeszcze na koniec 2015 roku mężczyźni stanowili 63,5% wszystkich zatrudnionych w Polsce obywateli Ukrainy. W grudniu 2023 roku było ich już tylko 52,2%.
Jednocześnie szybko rośnie liczba mężczyzn rekrutowanych z takich kierunków jak Białoruś, Mołdawia czy Gruzja. Mężczyźni stanowią też większość wśród pracujących w Polsce Hindusów.
Przyszłość transgranicznej rekrutacji pracowników
Według wyliczeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, aby współczynnik obciążenia demograficznego pozostał na obecnym poziomie, w ciągu najbliższych lat Polska musiałaby każdego roku przyjmować między 200 a 360 tys. cudzoziemców w wieku produkcyjnym. Biorąc pod uwagę obecną dynamikę przyrostu obcokrajowców w naszym kraju, ten scenariusz raczej nie ma szans się spełnić. W 2021 roku liczba pracowników zza granicy zgłoszonych do ZUS wzrosła o 150 tys., w 2022 r. o 188 tys. osób, ale już w 2023 r. tylko o 65 tys. osób. Wpływ na to ma nie tylko wyhamowanie rekrutacji pracowników z Ukrainy, ale także długie procedury legalizacyjne dla kandydatów z kierunków, gdzie wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę. A to właśnie rekrutacja z takich krajów, jak Indie, Wietnam, Filipiny może stać się kluczowym elementem strategii wielu polskich firm, zwłaszcza w sektorach, gdzie brakuje siły roboczej.
„Kilkanaście lat temu, kiedy zaczynaliśmy wdrażać projekt rekrutacji i zatrudnienia pracowników z Ukrainy, wiele przedsiębiorców było sceptycznych. Firmy bały się zatrudniać obcokrajowców i to nie ze względu na kwestie legalizacyjne, bo tym zajmujemy się my, ale ze względu na proces wdrożenia, odmienność kulturową i językową, relacje z polskimi pracownikami zatrudnionymi na etacie czy bezpieczeństwo pracy. Można powiedzieć, że obecnie stajemy przed podobnym wyzwaniem. Oczywiście Ukraińcy są nam bliżsi kulturowo i językowo od kandydatów z Kuby, Filipin czy nawet Uzbekistanu. Jednak z perspektywy czasu i wielu wdrożonych rozwiązań, uważam, że można odpowiednio przygotować zakład pracy i pracujący w nim zespół do współpracy z obcokrajowcami z nieco dalszych kierunków rekrutacyjnych. Sądzę też, że odpowiedni onboarding i wsparcie w postaci programów, np. nauki języka polskiego, ułatwiających adaptacje i integracje z nowym środowiskiem życia oraz pracy, to czynniki, które determinują skuteczne i efektywne wykorzystanie potencjału zagranicznych rynków rekrutacyjnych”
Od 2022 r., czyli od wybuchu pełnoskalowej wojny w Ukrainie, wielu przedsiębiorców wobec braku możliwości rekrutacji mężczyzn z tego kraju, zdecydowało się na rozszerzenie zespołów o pracowników z innych kierunków. Pierwszym wyborem były oczywiście kraje rosyjskojęzyczne, szczególnie te objęte procedurą uproszczoną, z których już wcześniej, choć w mniejszej skali, zatrudniano pracowników.
Analiza wydanych dokumentów legalizujących pracę cudzoziemców w Polsce wskazuje na systematyczny wzrost zainteresowania pracodawców zatrudnieniem obywateli pochodzących z innych krajów niż Ukraina. Także statystyki ubezpieczeń w ZUS potwierdzają ten trend.
Jeszcze w 2015 roku obywatele Białorusi stanowili 4,8% wszystkich obcokrajowców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych, Gruzini – 0,3%. Na koniec 2023 r. było to już odpowiednio 11,5% i 2,3%. Systematycznie wzrasta także liczba pracowników z Indii. Obecnie są czwartą grupę, po Ukraińcach, Białorusinach i Gruzinach, pod względem liczebności zgłoszeń do ZUS.
W perspektywie najbliższych lat można spodziewać się dalszego wzrostu zapotrzebowania na pracowników z zagranicy. Starzenie się polskiego społeczeństwa, coraz mniej liczne kohorty młodych wchodzące na rynek pracy będą wymagały poszukiwania rozwiązań, które pozwolą na szybkie uzupełnienie braków kadrowych. Prawdopodobnie zwiększy się także napływ pracowników z krajów, które dotychczas były mniej reprezentowane na polskim rynku pracy, m.in. Filipin, Indii, czy Kuby i Nepalu. Wiele będzie zależało jednak od przepisów prawa, a te mają się wkrótce zmienić.
Rządzący pracują obecnie nad nowymi przepisami legalizującymi pracę cudzoziemców w Polsce. Projekt w obecnym kształcie zakłada pewną dychotomię legalizacyjną. W art. 6 wskazuje m.in., że zatrudnienie pracowników z krajów nie objętych procedurą uproszczoną (oświadczeniową) będzie możliwe wyłącznie na podstawie umowy o pracę (lub umowy o pracę tymczasową). Kandydaci z takich kierunków jak Indie, Nepal czy Filipiny nie będą mogli pracować w oparciu o umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia, umowy o dzieło).
Więcej informacji o tym, jak obecnie wygląda polski rynek pracy znajdziecie w naszym najnowszym, darmowym e-book’u, do którego pobrania zachęcamy.
Procedura uzyskania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych – kluczowy krok w zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce.
W dobie globalizacji, rosnącej mobilności i otwierania się rynków pracy na cudzoziemców, coraz więcej firm w Polsce decyduje się na zatrudnianie pracowników spoza naszego kraju. Już nie tylko z Ukrainy czy Białorusi, ale także z Nepalu, Indii, Filipin czy Kolumbii. Jednym z kluczowych elementów tego procesu jest konieczność przeprowadzenia tzw. testu rynku pracy oraz uzyskanie informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych. W artykule wyjaśnimy, czym jest ten dokument, jakie ma znaczenie oraz kiedy i w jakich okolicznościach jest wymagany.
Czym jest test rynku pracy?
Test rynku pracy to procedura mająca na celu sprawdzenie, czy na dane stanowisko pracy nie ma odpowiednich kandydatów w Polsce lub w krajach Unii Europejskiej, którzy mogliby zostać zatrudnieni na oferowanym stanowisku. Procedura ta jest kluczowa przy zatrudnianiu obywateli państw trzecich, a jej wynikiem jest wydanie przez starostę dokumentu potwierdzającego brak możliwości znalezienia lokalnych pracowników.
Co to jest informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych?
Informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych jest formalnym dokumentem potwierdzającym, że na danym stanowisku w określonym regionie nie ma dostępnych kandydatów z Polski lub Unii Europejskiej, którzy spełnialiby wymagania pracodawcy. Dokument ten pozwala firmie rozpocząć procedurę zatrudnienia cudzoziemca z państw trzecich.
Informacja starosty jest niezbędna m.in. przy ubieganiu się o:
Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca,
Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.
Jej głównym celem jest ochrona krajowego rynku pracy oraz priorytetowe traktowanie obywateli polskich i UE przy obsadzaniu wolnych miejsc pracy.
Kiedy wymagana jest informacja starosty?
Nie w każdym przypadku zatrudnienia cudzoziemca konieczne jest uzyskanie informacji starosty. Wyjątki od tej reguły są liczne i obejmują m.in.:
Cudzoziemców pochodzących z krajów objętych specjalnymi przepisami (tj. Armenia, Mołdawia, Białoruś, Gruzja), którzy mogą pracować na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy,
Cudzoziemców posiadających zezwolenie na pobyt stały lub rezydentów długoterminowych UE,
Pracowników na stanowiskach wykwalifikowanych, dla których istnieją odrębne zasady zatrudniania (np. w ramach umów międzynarodowych),
Pracowników z Ukrainy, którzy pracują w Polsce na podstawie powiadomienia (regulacja w ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa)
Informacja starosty jest natomiast obligatoryjna w przypadkach, gdy:
Pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca z państwa trzeciego na stanowisku niewymagającym specjalnych kwalifikacji,
Zatrudnienie dotyczy sektora, gdzie lokalne władze weryfikują dostępność krajowych pracowników, np. w logistyce e-commerce czy produkcji przemysłowej.
Jak przebiega procedura uzyskania informacji starosty?
Pracodawcy zainteresowani uzyskaniem informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych musza przygotować się na dość długotrwałą, nawet 4-tygodniową procedurę.
Przebieg testu rynku pracy wygląda następująco:
Zgłoszenie oferty pracy do urzędu pracy – pracodawca zgłasza ofertę zatrudnienia w lokalnym urzędzie pracy, podając szczegółowe informacje o wymaganiach na dane stanowisko.
Publikacja oferty i/lub przeprowadzenie giełdy pracy – oferta pracy jest publikowana w bazie ofert urzędu pracy na okres 14-21 dni. W tym czasie urzędnicy starają się znaleźć kandydatów z Polski lub UE, którzy spełniają wymagania pracodawcy.
Ocena rynku pracy – jeśli nie znajdą się odpowiedni kandydaci, starosta wydaje dokument potwierdzający brak możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych przez lokalny rynek pracy.
Wydanie informacji starosty – jeśli procedura zakończy się niepowodzeniem w znalezieniu odpowiednich kandydatów, pracodawca otrzymuje informację starosty, która umożliwia rozpoczęcie formalności związanych z zatrudnieniem cudzoziemca.
Znaczenie informacji starosty dla HR
Dla działów HR procedura testu rynku pracy może wydawać się skomplikowana, ale ma ona kluczowe znaczenie dla strategii zatrudniania cudzoziemców. Dlatego ważne jest, aby znać zasady i wymogi prawne dotyczące informacji starosty. Pracodawcy powinni zdawać sobie sprawę, że brak dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie testu rynku pracy może skutkować odrzuceniem wniosków o zezwolenia na pracę dla cudzoziemców.
Podsumowanie
Test rynku pracy oraz informacja starosty to nieodłączny element zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Działy HR, które zrozumieją ten proces i będą go prawidłowo przeprowadzać, zyskają możliwość pozyskiwania pracowników z zagranicy w sposób zgodny z prawem, jednocześnie zwiększając konkurencyjność swojej firmy.
Masz pytania dotyczące procedur związanych z testem rynku pracy lub zatrudnianiem cudzoziemców?
W ciągu ostatnich kilku lat obecność cudzoziemców na polskim rynku pracy stała się istotnym elementem gospodarki. Zmieniające się uwarunkowania demograficzne, a także dynamiczne zmiany w regionie, w tym wojna w Ukrainie, wpłynęły na profil i strukturę zatrudnienia obcokrajowców w Polsce.
Cudzoziemcy pracujący w Polsce pochodzą z ponad 150 państw świata. Największą grupę od lat stanowią Ukraińcy, choć ich udział w ogólnej licznie zatrudnionych pracowników zagranicznych od pewnego czasu spada.
Pierwszy skokowy wzrost liczby migrantów z Ukrainy w Polsce odnotowano w 2015 roku i podobnie jak dwa lata temu, był on wynikiem sytuacji politycznej i ekonomicznej u naszych sąsiadów (m.in. aneksja Krymu w 2014 r.).
W grudniu 2015 roku udział Ukraińców w ogólnej liczbie cudzoziemców pracujących w Polsce wynosił 54,9% i dynamicznie rósł aż do grudnia 2018 roku, kiedy osiągnął 73,8%. Od kolejnego roku notujemy natomiast spadek udziału obywateli Ukrainy w ogóle ubezpieczonych cudzoziemców. W grudniu 2023 roku wyniósł on 67,3%, a w II kwartale 2024 r. spadł do 66%.
„Ukraina nie jest zamkniętym rynkiem rekrutacyjnym – nadal można efektywnie rekrutować pracowników z tego kierunku, z tym że obecnie są to przede wszystkim kobiety. W działaniach Personnel Service Ukraina nadal pozostaje aktywnym kierunkiem rekrutacyjnym – każdego tygodnia rekrutujemy, relokujemy i zatrudniamy setki Ukrainek do prac produkcyjnych i magazynowych w Polsce. Trzeba jednak podkreślić, że zainteresowanie pracownikami z Ukrainy systematycznie rośnie także za granicą – m.in. w Niemczech. Konkurencja o pracowników z tego kierunku będzie więc narastać w kolejnych latach, co może doprowadzić do dalszego spadku udziału Ukraińców w ogólnej populacji cudzoziemców pracujących w Polsce. Pracodawcy powinni z wyprzedzeniem przygotować się do rozszerzenia zespołów o pracowników z innych destynacji – Białorusi, Gruzji, ale także Kuby czy Nepalu.”
Liczba cudzoziemców podlegających ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym w Polsce dynamicznie rośnie. Od 2015 roku do końca 2023 roku obcokrajowców zgłoszonych do ZUS przybyło ponad 6-krotnie. Oprócz Ukraińców, w Polsce liczną grupę pracujących stanowią także obywatele Białorusi, Gruzji, Mołdawii oraz innych krajów Europy Wschodniej i Azji Środkowej. Coraz częściej, z powodu rosnących potrzeb pracodawców i wydrenowanego lokalnego rynku pracy, zatrudniani są także pracownicy z dalekich krajów, takich jak Kuba, Indie, Nepal czy Filipiny.
Największą dynamikę wzrostu liczby obcokrajowców spoza UE zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych w perspektywie 8-letniej (od grudnia 2015 r. do grudnia 2023 r.) można zauważyć wśród obywateli:
Nepalu – blisko 16-krotny wzrost liczby zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych, do 6,6 tys. w grudniu 2023 r.
Turkmenistanu – z 45 do 2,8 tys. osób
Gruzji – blisko 52-krotny wzrost w stosunku do 2015 r.
Indonezji – ze 124 osób do 6,2 tys. zgłoszonych do ZUS
Kolumbii – ze 108 osób w grudniu 2015 roku do 5,2 tys. w grudniu 2023 roku
Filipin – ponad 41-krotny wzrost, z 237 osób w grudniu 2015 roku do 9,7 tys. w grudniu 2023 roku
Kirgistanu – z 88 osób w grudniu 2015 roku do 2,0 tys. na koniec 2023 r.
Azerbejdżanu – w 2023 roku odnotowano 21-krotny wzrost liczby osób zgłoszonych do ubezpieczeń w stosunku do 2015 roku (z 210 do 4,4 tys. osób)
W strukturze pochodzenia obcokrajowców zachodzą widoczne zmiany. Mocno dywersyfikują się kierunki rekrutacyjne. Choć widoczna jest przewaga pracowników z krajów, z których możliwe jest zatrudnienie kandydatów na podstawie procedury oświadczeniowej (uproszczonej) oraz z byłych republik radzieckich. Wynika to z jednej strony z krótszego czasu oczekiwania na pracownika, z drugiej zaś z przyzwyczajenia pracodawców, liderów i kierowników do pracy z pracownikami rosyjskojęzycznymi. Wiele instrukcji stanowiskowych, szkoleń etc. przygotowanych było w języku rosyjskim jeszcze przed wybuchem wojny w Ukrainie, aby ułatwić i ujednolicić onboarding pracowników z Ukrainy, Białorusi czy Mołdawii
Chcesz dowiedzieć się więcej o zmianach jakie zaszły na rynku pracy od wybuchu wojny w Ukrainie? Jak zmienił się profil pracownika zagranicznego w związku z narastającymi trudnościami w rekrutacji pracowników z tego kierunku? Czy przedsiębiorstwa w Polsce w ogóle potrzebują obcokrajowców w swoich zespołach?
Pobierz nasz DARMOWY E-booki dowiedz się jak obecnie wygląda sytuacja demograficzna i gospodarcza w Polsce.
Zatrudnienie obcokrajowców w Polsce staje się coraz bardziej powszechne, zwłaszcza w kontekście rosnących niedoborów kadrowych w wielu sektorach gospodarki. Proces ten niesie ze sobą wiele korzyści, ale również wyzwań, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Poniżej przedstawiam najczęściej popełniane błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców oraz wskazówki, jak ich unikać.
Błędy w legalizacji zatrudnienia obcokrajowca
Jednym z najczęstszych błędów jest zatrudnienie cudzoziemca bez odpowiednich zezwoleń na pracę i pobyt. Polskie ustawodawstwo jest jednym z najbardziej liberalnych, jeśli chodzi o legalizację pracy, nie oznacza to jednak, że pracowników zza granicy łatwo u nas zatrudnić.
W zależności od kraju pochodzenia, cudzoziemcy potrzebują odpowiednich dokumentów, które uprawniają ich do legalnego pobytu i pracy w Polsce.
Najczęściej jest to wiza pracownicza lub wiza sezonowa oraz zezwolenie na pracę wydane na konkretnego pracodawcę. Szerzej o zezwoleniach na pracę pisaliśmy tutaj.
Część obcokrajowców można zatrudnić także w ramach tzw. procedury uproszczonej. Dotyczy ona obywateli Armenii, Gruzji, Mołdawii, Białorusi oraz Ukrainy. Choć od wybuchu wojny w Ukrainie, obywatele tego ostatniego kraju mogą korzystać ze specjalnych rozwiązań ułatwiających im znalezienie legalnej pracy w Polsce.
O procedurze uproszczonej szerzej pisaliśmy w tym artykule.
Jak uniknąć błędów w legalizacji pracy cudzoziemca?
Pracodawca powinien dokładnie sprawdzić, jakie zezwolenia są wymagane dla danego obywatela. Ważne jest też monitorowanie dat ważności tych dokumentów i ich terminowe odnawianie. Warto w tym zakresie zasięgnąć porady specjalistów lub skorzystać z usług firm doradczych zajmujących się legalizacją pracy cudzoziemców.
Wielu polskich pracodawców korzysta także ze wsparcia agencji pracy tymczasowych, które zajmują się kompleksowo rekrutacją, legalizacją, zatrudnieniem oraz rozliczeniem czasu pracy pracowników zza granicy.
Niepoprawne wypełnienie dokumentów i praca na innych warunkach niż wskazane w dokumencie legalizującym pracę
Błędy formalne w dokumentach, takie jak źle wypełnione wnioski lub brak wymaganych załączników, mogą skutkować odrzuceniem przez instytucje państwowe podania o zezwolenie na pracę lub/i pobyt.
Co więcej, jeśli organ państwowy wyda zezwolenie na podstawie błędnie wypełnionego wniosku, np. na inne stanowisko niż faktycznie powierzymy cudzoziemcowi, pracodawca musi liczyć się z wysokimi karami, które może nałożyć na niego Państwowa Inspekcja Pracy, a także z … utratą błędnie zatrudnionego pracownika.
Brak informacji o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez obcokrajowca i inne kwestie formalne
Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych z formalizacją zatrudnienia cudzoziemca. Jednym z nich, który często zdarza się przeoczyć, jest konieczność informowania urzędu o podjęciu lub niepodjęciu zatrudnienia przez pracownika spoza UE. Zgodnie z przepisami, w przypadku pracowników zatrudnianych na podstawie oświadczenia, czyli w tzw. procedurze uproszczonej, pracodawca ma 7 dni, od daty wskazanej na oświadczeniu, na powiadomienie właściwego urzędu o rozpoczęciu, bądź nie, pracy przez cudzoziemca.
W przypadku obcokrajowców zatrudnianych na podstawie zezwolenia na pracę należy pamiętać, że w terminie 7 dni pracodawca ma obowiązek poinformować wojewodę, jeśli:
Obcokrajowiec nie podjął pracy po upływie 3 miesięcy od daty początkowej wskazanej na zezwolniu
Cudzoziemiec zakończył pracę przed upływem 3 miesięcy od daty ważności zezwolenia
Przerwał pracę na okres dłuższy niż 3 miesiące
Podjął pracę po upływie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia (co jest istotne, szczególnie w kontekście wydłużonego procesu uzyskiwania wiz pracowniczych przez cudzoziemców z niektórych krajów Azji)
Informować urząd należy także wtedy, gdy zmianie ulegnie charakter pracy lub stanowisko obcokrajowca.
Brak weryfikacji dokumentów pobytowych lub ich błędna interpretacja
Cudzoziemiec nie może legalnie pracować w Polsce, jeśli nie posiada dokumentu, który legalizuje jego pobyt na terenie kraju. W związku z tym, pracodawca musi upewnić się czy kandydat zza granicy, którego planuje zatrudnić posiada podstawę pobytową, a także czy upoważnia ona do podejmowania pracy w Polsce.
Obcokrajowcy, którzy wjechali do Polski np. na podstawie wizy turystycznej nie mogą być zatrudnieni w naszym kraju. Wielu pracodawców wpada także w pułapkę kart pobytu, które posiadają adnotację mówiącą o „dostępie do rynku pracy”. Nie oznacza to bynajmniej, ze takiego kandydata możemy zatrudnić z pominięciem procedury legalizującej jego pracę. Nadal musimy zadbać o zezwolenie lub oświadczenie dla takiego pracownika i to jeszcze przed skierowaniem go do pracy.
Masz pytania dotyczące legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców?
Niewystarczające wsparcie w procesie adaptacji zawodowej i społecznej cudzoziemców może prowadzić do problemów z integracją w miejscu pracy i spadku efektywności. Właściwie przeprowadzony onboarding, przede wszystkim w języku zrozumiałym dla obcokrajowców, jest kluczem do minimalizacji zjawiska rotacji, poprawy standardów pracy oraz wyników osiąganych przez zagranicznych pracowników.
Jak dobrze przeprowadzić onboarding obcokrajowców?
Proces wdrażania pracowników zza granicy warto zacząć jeszcze przed ich przyjazdem do Polski, szczególnie jeśli dotychczas nasza kadra nie miała doświadczenia we współpracy z cudzoziemcami. Warto przeszkolić liderów z różnic kulturowych, a także z zarządzania w multikulturowych zespołach. Nie bez znaczenia jest też przeprowadzenie spotkań z pracownikami liniowymi, także tymi niższego szczebla, żeby zapewnić ich o stabilności ich etatów, a jednocześnie wskazać z czego wynika sięganie po pracowników zza granicy.
Jednym z podstawowych elementów, o których warto pamiętać w procesie onboardingu jest przetłumaczenie instrukcji stanowiskowych na język zrozumiały dla cudzoziemców. Także wprowadzenie do zespołu dwujęzycznych liderów przyspiesza adaptacje obcokrajowców w nowym środowisku pracy.
Agencje pracy oferują pracownikom zza granicy także dodatkową opiekę koordynatorów, którzy pomagają cudzoziemcom w załatwianiu codziennych spraw, wypełnianiu dokumentów czy kwestiach związanych z zakwaterowaniem.
Podsumowanie
Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z wieloma formalnościami, które są skomplikowane i czasochłonne. W dodatku przepisy dotyczące obcokrajowców często się zmieniają. Skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej znacząco ułatwia pracę działów HR, ale także BHP, kierowników obszarów czy liderów liniowych.
Agencje oferują kompleksowe wsparcie w zakresie rekrutacji, legalizacji zatrudnienia, rozliczenia czasu pracy oraz adaptacji obcokrajowców. Dzięki temu pracodawcy mogą skupić się na rozwijaniu swojej działalności, mając pewność, że wszystkie formalności są w doświadczonych rękach.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy pomóc Ci w efektywnym i zgodnym z przepisami zatrudnianiu pracowników zza granicy.
W Polsce, według różnych szacunków, za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, w pierwszym kwartale 2023 roku, zatrudnienie znalazło około 230 tysięcy osób. Statystyki te, publikowane między innymi przez Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia (SAZ) i Polskie Forum HR (PFHR) obejmują pracowników, których agencje kierowały do klientów na podstawie umów o świadczenie usług pracy tymczasowej, bez względu na formę kontraktu z pracownikiem (umowy cywilnoprawne lub umowy o pracę tymczasową). Utrzymująca się niska stopa bezrobocia, konieczność sięgania po pracowników z państw trzecich i związane z tym dodatkowe obowiązki prawne, a także niestabilna sytuacja gospodarcza sprawiają, że po rozwiązania oferowane przez firmy zajmujące się pracą czasową sięgają zarówno średnie, jak i bardzo duże przedsiębiorstwa.
Z tego artykułu dowiesz się m.in.:
Jakie usługi może świadczyć agencja pracy?
Kiedy warto skorzystać z oferty agencji pracy tymczasowej?
Ile agencji działa w Polsce?
Jakie są zasady zatrudniania pracowników tymczasowych?
Kim jest pracownik tymczasowy?
Kim jest pracodawca użytkownik?
Usługi agencji pracy tymczasowej. Co może zaoferować agencja zatrudnienia?
Agencje pracy tymczasowej, agencje pośrednictwa pracy czy agencje doradztwa personalnego zajmują się szeroko rozumianym wsparciem procesów HR. Oczywiście zakres ich usług może być odmienny, jednak wiele firm, które oferują usługi pracy tymczasowej, posiada także linie biznesowe odpowiedzialne za procesy rekrutacji stałych czy zajmujące się outsourcingiem procesów.
Więcej o ofercie dostawców usług personalnych pisaliśmy TUTAJ
Współpraca z agencją pracy tymczasowej. Na czym polega zatrudnienie przez agencję pracy tymczasowej?
Usługa pracy tymczasowej polega na rekrutacji, zatrudnieniu, a następnie skierowaniu do pracy i rozliczeniu wynagrodzeniapracowników leasingowych za zadania wykonywane na rzecz pracodawcy użytkownika. Praca tymczasowa charakteryzuje się trójstronnym stosunkiem zatrudnienia, którego stronami są: pracownik tymczasowy, agencja pracy tymczasowej oraz pracodawca użytkownik. Podmiotem, który pozyskuje pracowników, zawiera z nimi umowy, rozlicza ich czas pracy, a także odprowadza obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne, jest agencja. Przedsiębiorstwo – klient agencji pracy, pełni rolę pracodawcy użytkownika, a więc kieruje pracą skierowanych do niego przez agencję pracowników.
Umowa z pracownikiem tymczasowym. Jakie prace można powierzyć personelowi leasingowanemu?
Praca tymczasowa uregulowana jest ustawą z dnia 09 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Jej zapisy jasno wskazują, że wykonywanie pracy tymczasowej możliwe jest jedynie wtedy, gdy pracownicy agencji pracy tymczasowej wykonują na rzecz klienta prace o charakterze doraźnym, okresowym, sezonowym lub takie, których wykonanie w określonym terminie nie byłoby możliwe przez bezpośrednio zatrudnionych u niego pracowników. Możliwe jest też powierzanie pracy o charakterze tymczasowym w przypadku pracownika tymczasowego zatrudnionego do wykonywania obowiązków należących do nieobecnego pracownika etatowego przedsiębiorcy na czas tej absencji.
Chcesz uelastycznić swoją strukturę kadrową? Poszukujesz pracowników zza granicy? Skontaktuj się z nami
Usługa rekrutacji stałej. Rekrutacja i Selekcja pracowników etatowych.
Wśród usług, które oferują agencje pracy, można także znaleźć rekrutacje specjalistyczne, inaczej nazywane rekrutacjami stałymi lub usługą rekrutacji i selekcji pracowników. Polega ona na wyszukiwaniu, na zlecenie klienta, kandydatów, których profil kompetencji oraz kwalifikacje zawodowe najlepiej odpowiadają wymogom danego stanowiska pracy. Proces rekrutacji i selekcji świadczony przez agencje pracy odciąża wewnętrzne działy HR. Agencja zajmuje się redagowaniem i publikowaniem ogłoszeń, selekcją CV oraz przeprowadza rozmowy z kandydatami. W przypadku stanowisk, na które nie ma aktywnych kandydatów, specjaliści ds. rekrutacji zatrudnieni w agencji stosują także direct search oraz korzystają z własnych, systematycznie rozbudowywanych baz kandydatów.
Różnice między pracą tymczasową a usługą rekrutacji stałych.
Od pracy tymczasowej rekrutacje stałe różni przede wszystkim to, że finalnym pracodawcą jest klient. Kandydat wyselekcjonowany przez agencje pracy zostaje zatrudniony bezpośrednio w strukturach firmy, która taką rekrutację zleciła. Zwykle usługi rekrutacji stałych dedykowane są stanowiskom średniego i wysokiego szczebla, natomiast praca tymczasowa wykorzystywana jest przede wszystkim na stanowiskach blue collars.
Rekrutacja specjalistów zajmuje Ci zbyt wiele czasu? Zleć ją nam
Usługa outsourcingu procesowego. Na czym polega outsourcing?
Usługa outsourcingu procesowego polega na wydzieleniu części zadań, procesów czy obszarów i oddanie ich pod zarządzanie zewnętrznemu podmiotowi. Takie rozwiązanie ściąga z biznesu obowiązki, których nadmiar nie pozwala się skupić na rozwoju głównej działalności firmy. To także sposób na zwiększenie efektywności i … ograniczenie kosztów.
Z outsourcingiem świadczonym przez agencje zatrudnienia można spotkać się najczęściej na produkcji, w logistyce oraz w działach HR. Przedsiębiorstwa coraz chętniej powierzają agencjom część obowiązków związanych np. z montażem elementów, rozliczając się z nimi nie za godziny pracy pracowników tymczasowych, ale za dostarczone wyroby gotowe. Takie rozwiązanie powoduje, że firma, która decyduje się na skorzystanie z usług outsourcingu, nie ma znacznej części obowiązków, które nakłada na nią ustawa o pracy tymczasowej, a jednocześnie odnosi korzyści związane z brakiem konieczności zarządzania pracownikami czy kontrolą i badaniem efektywności ich pracy.
Wiele agencji zajmujących się zatrudnianiem pracowników tymczasowych wyspecjalizowało się w zarządzaniu np. procesami logistycznymi, takimi jak obsługa zwrotów, co-packing czy etykietowanie. Nie tylko zatrudniają pracowników do tych prac, ale także stale monitorują i podnoszą ich efektywność. Odpowiadają za jakość i terminowość realizacji, a z klientem rozliczają się za wykonane zadanie, a nie godziny przepracowane przez pracowników.
Outsourcing jest obecnie jednym z najszybciej rozwijających się modeli biznesowych i w naszym cyklu na pewno pojawi się jego szersze omówienie.
Agencja pracy – jak może pomóc Twojej firmie? Praca tymczasowa oraz rekrutacje stałe.
Pracodawcy decydują się zwykle na współpracę z dostawcami usług personalnych wtedy gdy:
Nie mogą samodzielnie pozyskać wystarczającej liczby kandydatów do pracy
Ich działalność charakteryzuje sezonowość
Są zainteresowani zatrudnieniem obcokrajowców
W pierwszym przypadku współpraca może dotyczyć zarówno rekrutacji stałych, jak i pracy tymczasowej. Poszukiwanie pracowników na stanowiska średniego i wyższego szczebla niejednokrotnie wymaga wykorzystania metod direct search, aby dotrzeć do najlepszych kandydatów, którzy obecnie nie poszukują aktywnie zatrudnienia. Rekrutacje trwają długo, wymagają dużego zaangażowania, a czasem także przeprowadzenia dodatkowych testów kompetencji (np. AC/DC). To generuje koszty i dodatkowo obciąża dział HR. Zdarza się też, że firma nie dysponuje odpowiednimi zasobami ludzkimi i operacyjnymi do przeprowadzania takiej rekrutacji. Wtedy zamknąć projekt z sukcesem może pomóc agencja rekrutacyjna.
Praca tymczasowa pozwala natomiast na uzupełnienie braków kadrowych w stosunkowo krótkim czasie, przy jednoczesnym braku obciążeń własnych zespołów. Agencje zajmujące się zatrudnianiem pracowników tymczasowych mają wypracowane metody docierania do kandydatów, znają rynek pracy, wiedzą gdzie szukać pracowników i jak do nich dotrzeć. Co więcej, część z nich działa nie tylko lokalnie, ale również globalnie – zapewniając dostęp do pracowników z różnych stron świata.
Zatrudnienie cudzoziemców to także powód, dla którego przedsiębiorstwa decydują się na współpracę z biurem pośrednictwa pracy. Rekrutacja pracowników na rynkach zagranicznych wymaga znajomości ich specyfiki, a samo zatrudnienie obcokrajowca obwarowane jest licznymi przepisami prawnymi. Dzięki agencji pracy tymczasowej pracodawca zyskuje pracowników i nie musi martwić się o formalności związane z legalizacją ich pracy oraz pobytu.
Sezonowość branży oznacza, że struktura kadrowa przedsiębiorstwa musi być elastyczna. W okresach wzrostu niezbędne jest szybkie zwiększenie zatrudnienia, które po tym czasie trzeba zredukować. Zatrudnienie tymczasowe daje taką możliwość, m.in. dzięki krótszym okresom wypowiedzenia.
Praca tymczasowa w Polsce. Ile agencji zatrudnienia działa w naszym kraju?
W październiku 2023 roku w KRAZ zarejestrowanych było 8374 agencji zatrudnienia. Jednak nie wszystkie podmioty figurujące w wykazie mogą świadczyć kompleksowo wskazane powyżej usługi. Ponad 7000 podmiotów z KRAZ, to firmy zajmujące się pośrednictwem pracy, doradztwem personalnym lub poradnictwem zawodowym. Część z nich stanowią jednoosobowe działalności gospodarcze, freelancerzy, którzy na zlecenie większych podmiotów zajmują się rekrutacją i selekcją pracowników.
Agencji zatrudnienia, które mogą legalnie oferować usługi pracy tymczasowej, w październiku 2023 roku zarejestrowanych było 5023. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie podmioty działają aktywnie i nie dla wszystkich praca tymczasowa jest działalnością wiodącą. Niektóre agencje skupiają się np. na rekrutacji pracowników za granice Polski, dla innych core bussinesem będą rekrutacje specjalistów, a praca tymczasowa stanowi niejako działalność poboczną.
Podsumowanie
Agencje zatrudnienia oferują wiele usług, które mogą wesprzeć biznes w szybszym i bardziej efektywnym rozwoju. Praca tymczasowa, outsourcing czy rekrutacje stałe dają możliwość skutecznej realizacji strategicznych celów biznesowych, przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów na optymalnym poziomie.
Jeśli masz dodatkowe pytania, dotyczące usług oferowanych przez agencje zatrudnienia – zadaj je naszemu ekspertowi.
Słownik pojęć i skrótów
Praca Tymczasowa – polega na wykonywaniu, przez okres nie dłuższy niż wskazany w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, zadań o charakterze sezonowym, okresowym lub doraźnym na rzecz konkretnego pracodawcy użytkownika. Pracowników tymczasowych można także zatrudnić w celu realizacji zadań, których terminowe wykonanie nie byłoby możliwe przez bezpośrednio zatrudnionych pracowników lub których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika etatowego przedsiębiorcy
Pracodawca Użytkownik – przedsiębiorca (firma), która zleca agencji rekrutację oraz zatrudnienie pracowników tymczasowych świadczących pracę na jej rzecz. Pracodawca Użytkownik wyznacza pracownikom tymczasowym, skierowanym do pracy u niego, zadania oraz kontroluje ich wykonanie.
Pracownik Tymczasowy – osoba zatrudniona przez agencję i skierowana do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem Pracodawcy Użytkownika
Rekrutacja Stała – powierzenie procesu pozyskania i selekcji kandydatów zewnętrznemu podmiotowi. Po przeprowadzonym procesie kandydat zatrudniany jest bezpośrednio przez organizację zlecającą wykonanie takiej usługi
Outsourcing – wydzielenie z wewnętrznej struktury organizacji zadań, procesów lub funkcji, które nie są core bussinesem i przekazanie ich do realizacji zewnętrznemu podmiotowi
APT – Agencja Pracy Tymczasowej
RS – Usługa Rekrutacji Stałej (czasem też R&S – usługa Rekrutacji i Selekcji)
Dla naszego klienta, lidera z sektora produkcji baterii samochodowych, w trzech zakładach produkcyjnych zatrudniamy i obsługujemy w sezonie nawet 2 500 pracowników tymczasowych. Personnel Service skutecznie pozyskuje, wdraża i wspiera każdego dnia pracowników z 8 kierunków rekrutacyjnych: Polski, Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Uzbekistanu, a także Nepalu i Indonezji.
Na potrzeby tego projektu utworzyliśmy 3 dedykowane biura OnSite, w których dwujęzyczni koordynatorzy każdego dnia wspierają pracowników w kwestiach związanych z wynagrodzeniami, systemem pracy, dojazdami do pracy, zakwaterowaniem, ale także pomagają w integracji z nowym miejscem pracy i życia.
Czym się zajmujemy?
Zapewniamy zastępstwa w razie nieobecności planowych, ale także tych nieplanowanych
Organizujemy i zarządzamy zakwaterowaniami
Wspieramy w procedurze legalizacyjnej (Karta Pobytu)
Systematycznie raportujemy do Klienta: absencje, rotacje, status rekrutacji oraz kwestie związane z legalizacją pracy i BHP
Wsparcie w procesie onboardingu, tłumaczeniu dokumentów i wdrożeniu pracowników w obowiązki pracy (work liderzy i shift liderzy)
Przeprowadzanie cyklicznych spotkań z klientem: co tydzień spotykamy się z produkcją, co miesiąc omawiamy osiągane KPI, kwartalnie ustalamy i podsumowujemy kwestie związane z BHP
Dzięki kompleksowemu wsparciu każdego dnia odciążamy naszego klienta w wielu obszarach związanych z rekrutacją, zatrudnieniem i obsługą pracowników. Zapewnienie zastępstw w przypadku nieobecności pracowników, zarządzanie zakwaterowaniami oraz wsparcie w procesach legalizacyjnych stanowiły istotne elementy naszej działalności, które pozwalają klientowi skoncentrować się na podstawowej działalności, zamiast martwić się o operacyjne kwestie personalne.
Systematyczne raportowanie, wsparcie w onboardingu oraz organizacja cyklicznych spotkań pozwalają nam utrzymać transparentność oraz efektywną komunikację z klientem, eliminując jednocześnie zbędne obciążenia związane z monitorowaniem sytuacji personalnej.
Aktywnie wspieramy retencję:
Dedykowany zespół OnSite – 9 koordynatorów oraz 56 liderów – wspieramy naszych pracowników i klienta na każdej zmianie)
Akcje: RekrutujeMy, LegalizujeMy, KwaterujeMY za DARMO – pomagamy nie tylko znaleźć pracę, ale także zintegrować się z nowym miejscem życia
Informatory dla pracowników – odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania (FAQ) i przedstawiamy zasady pracy obowiązujące w zakładzie
Wsparcie rekrutacji materiałami video – prezentujemy miejsce pracy jeszcze przed podjęciem zatrudnienia, aby zminimalizować rotację wynikającą z błędnych wyobrażeń o miejscu pracy
Dział audytu wewnętrznego – ciągle doskonalimy nasze procesy, podważamy status quo i działamy na rzecz usprawnienia procesu obsługi klienta (indywidualnego i biznesowego)
Dział reklamacji – nikt z nas nie jest nieomylny, dlatego przyjmujemy wszelkie uwagi od pracowników tymczasowych i odpowiadamy na nie w ciągu 24h
Szukasz firmy, które realnie wesprze Cię w rekrutacji i zarządzaniu dużymi wolumenami pracowników tymczasowych? Skontaktuj się z nami i sprawdź jak skuteczna może być współpraca z agencją pracy tymczasowej
Decydując się na współpracę z Agencją Pracy Tymczasowej, warto znać nie tylko obowiązki, jakie ciążą na przedsiębiorstwie będącym Pracodawcą Użytkownikiem, ale także prawa pracownicze i regulacje wynikające wprost z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Wiedza ta pozwala na efektywne zarządzanie polityką zatrudnienia i lepsze planowanie strategii kadrowej. Daje także możliwość właściwego ułożenia współpracy z dostawcami usług personalnych.
Decydując się na współpracę z Agencją Pracy Tymczasowej, warto znać nie tylko obowiązki, jakie ciążą na przedsiębiorstwie będącym Pracodawcą Użytkownikiem, ale także prawa pracownicze i regulacje wynikające wprost z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Wiedza ta pozwala na efektywne zarządzanie polityką zatrudnienia i lepsze planowanie strategii kadrowej. Daje także możliwość właściwego ułożenia współpracy z dostawcami usług personalnych.
Z tego materiału dowiesz się m.in.:
Ile urlopu przysługuje pracownikom tymczasowym?
Jaki jest okres wypowiedzenia umowy o pracę tymczasową?
Czy pracowników tymczasowych można zatrudniać na podstawie umowy zlecenia?
Kto odpowiada za legalizację zatrudnienia obcokrajowców będących pracownikami tymczasowymi?
Jak długo można pracować przez agencję pracy tymczasowej?
których terminowe wykonanie nie jest możliwe przez pracowników zatrudnionych bezpośrednio u pracodawcy użytkownika
których realizacja należy do obowiązków pracownika zatrudnionego u pracodawcy użytkownika, a który jest nieobecny (np. przebywa na urlopie macierzyńskim)
Wymiar urlopu pracowników tymczasowych
Pracownik tymczasowy zatrudniony w oparciu o umowę o pracę tymczasową nabywa prawa do dwóch dni urlopu wypoczynkowego za każdy miesiąc (30 dni) pozostawania do dyspozycji pracodawcy użytkownika. Nabywanie urlopu przez pracowników tymczasowych jest niezależne od stażu pracy czy wykształcenia.
Co więcej, w przypadku zatrudnienia tymczasowego, którego okres nie przekracza 6 miesięcy, nie ma obowiązku udzielania urlopu w naturze. Zasady i tryb wykorzystania urlopu przez pracownika tymczasowego w takiej sytuacji wynikają z ustaleń między pracodawcą użytkownikiem a agencją pracy.
WAŻNE!
Przed podpisaniem umowy o pracę tymczasową agencja pracy ma obowiązek poinformować pracownika tymczasowego o treści uzgodnień dotyczących urlopu wypoczynkowego
Podobnie jak w przypadku pracowników etatowych, po zakończeniu współpracy, za niewykorzystany urlop, pracownikowi tymczasowemu przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Urlop na żądanie a praca tymczasowa
Urlop na żądanie w wymiarze maksymalnym (4 dni) przysługuje pracownikom tymczasowym wyłącznie, jeśli ich okres wykonywania pracy na rzecz danego pracodawcy użytkownika jest równy bądź dłuższy niż 6 miesięcy.
Okres wypowiedzenia umowy o pracę tymczasową
Umowy o pracę tymczasową mają charakter umów na czas określony. Ustawa daje możliwość wcześniejszego ich rozwiązania, a długość okresu wypowiedzenia uzależniona jest od czasu, na jaki dana umowa została zawarta.
W przypadku umów nieprzekraczających dwóch tygodni okres wypowiedzenia wynosi 3 dni
Umowy zawarte na czas dłuższy niż 2 tygodnie rozwiązują się za jednotygodniowym okresem wypowiedzenia
WAŻNE!
Agencji pracy nie obowiązują limity dotyczące ilości umów na czas określony podpisywanych z tym samym pracownikiem tymczasowym. Oznacza to, że agencja ma możliwość wielokrotnego zatrudnienia danej osoby na podstawie umów nieprzekraczających dwóch tygodni. Czas faktycznego zatrudnienia na rzecz danego pracodawcy użytkownika nie wpływa na wydłużenie okresu wypowiedzenia.
Do pracowników tymczasowych nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. W przypadku pracowników tymczasowych nie ma więc mowy o zwolnieniach grupowych.
Umowa o pracę tymczasową a ciąża
Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych gwarantuje ochronę ciężarnym pracującym na podstawie umowy o pracę tymczasową. Zgodnie z art. 13 § 3 po trzecim miesiącu ciąży umowa, która uległaby rozwiązaniu ze względu na upływ czasu na jaki została zawarta, musi zostać przedłużona do dnia porodu, pod warunkiem posiadania przez ciężarną 2-miesięcznego stażu pracy w danej agencji zatrudnienia.
Zatrudnienie pracowników tymczasowych na umowie zlecenia. Czy to legalne?
Możliwość zatrudniania pracowników tymczasowych na podstawie umowy cywilnoprawnej wynika wprost z wielokrotnie już przytaczanej ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (art. 7 § 2). W przypadku zawarcia między klientem a agencją pracy umowy o świadczenie usług pracy tymczasowej w oparciu o umowy cywilnoprawne maksymalny okres wykonywania zadań przez zleceniobiorcę na rzecz pracodawcy użytkownika również nie może przekroczyć łącznie 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy.
Zatrudnienie tymczasowe na podstawie umowy zlecenia jest legalne, jeśli na taką formę pozwala charakter powierzanej pracy.
Zatrudnienie cudzoziemców – kto odpowiada za legalizację pracy obcokrajowców będących pracownikami tymczasowymi?
Zatrudnienie pracowników niebędących obywatelami Rzeczpospolitej Polskiej nakłada na działy HR wiele dodatkowych obowiązków. Szczególnie jeśli pochodzą oni spoza Unii Europejskiej. Dlatego wiele firm decyduje się na współpracę z agencjami pracy tymczasowej w tym zakresie. To na agencji spoczywa bowiem obowiązek i pełna odpowiedzialność za to, aby pracownik tymczasowy będący obcokrajowcem przebywał i pracował w Polsce legalnie.
Jak długo można pracować przez agencję pracy?
Pracownik tymczasowy może świadczyć pracę na rzecz agencji przez dowolny czas. Ograniczenia dotyczą jedynie długości skierowania do pracy u konkretnego pracodawcy użytkownika. Maksymalny czas zatrudnienia tymczasowego u jednego przedsiębiorcy wynosi 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy. Wyjątek stanowią osoby, które na rzecz pracodawcy użytkownika wykonują obowiązki pracownika etatowego w czasie jego nieobecności. W tym przypadku maksymalny okres zatrudnienia nie może przekroczyć 36 miesięcy.
Limit 18 miesięcy a dalsza współpraca z pracodawcą użytkownikiem lub agencją pracy
Limit 18 miesięcy w praktyce oznacza, że po tym czasie pracodawca użytkownik musi podjąć decyzję o przejściu pracownika tymczasowego na bezpośrednie zatrudnienie. Jeśli firma nie jest zainteresowana kontynuowaniem współpracy z danym pracownikiem tymczasowym lub nie ma możliwości zwiększenia liczby etatów, agencja pracy może zaproponować pracownikowi pracę tymczasową na rzecz innego pracodawcy użytkownika. Najczęściej dzieje się tak w przypadku obcokrajowców spoza Unii Europejskiej, których zatrudnienie wymaga dodatkowych nakładów pracy związanych z legalizacją pobytu i zatrudnienia.
Podsumowanie
Sercem biznesu są ludzie. Przedsiębiorstwa nie mogą rozwijać się i konkurować na rynku bez zasobów ludzkich. Dlatego specjaliści i managerowie HR odgrywają strategiczną rolę w przedsiębiorstwie. Na ich barkach spoczywa odpowiedzialność za właściwe zaplanowanie procesów związanych z pozyskiwaniem pracowników, ich zatrudnieniem i utrzymaniem, a w kryzysowych sytuacjach, także nad przeprowadzaniem zwolnień. Wiedza o usługach wspierających zwinny i nowoczesny biznes jest niezbędnym elementem do właściwego zarządzania zasobami ludzkimi.
Szukasz pracowników tymczasowych? Chcesz legalnie zatrudnić obcokrajowców? Skontaktuj się z nami.
Polskie prawodawstwo jest jednym z najbardziej liberalnych w Europie w kwestii dostępu obcokrajowców do rynku pracy. Nie oznacza to jednak, że procedury umożliwiające legalne zatrudnienie pracowników spoza RP są proste.
Legalizacja pracy cudzoziemców stanowi wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw, które są zainteresowane rozszerzeniem załogi o pracowników z zagranicy. Globalizacja rynku pracy powoduje, że kandydatów do pracy można szukać na całym świecie. Otwiera dostęp do specjalistów z innych krajów, daje możliwość uzupełnienia pogłębiających się braków kadrowych, ale jednocześnie wymaga znajomości przepisów prawa dotyczących legalnego powierzania pracy cudzoziemcom.
Polskie prawodawstwo jest jednym z najbardziej liberalnych w Europie w kwestii dostępu obcokrajowców do rynku pracy. Nie oznacza to jednak, że procedury umożliwiające legalne zatrudnienie pracowników spoza RP są proste. Poza zezwoleniem na pracę, a także oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, ustawy i rozporządzenia regulują także przypadki, w których obcokrajowiec ma możliwość podjęcia pracy bez konieczności uzyskiwania dodatkowego zezwolenia.
Z tego artykułu dowiesz się:
Na czym polega legalizacja pobytu?
Kiedy uzyskiwanie zezwolenia na pracę nie jest konieczne?
Legalny pobyt w Polsce
Nie ma możliwości podejmowania legalnej pracy na terenie Rzeczypospolitej Polski, jeśli nie posiada się tytułu pobytowego, pozwalającego na przebywania na terytorium naszego kraju. Warto o tym pamiętać, ponieważ to na pracodawcy ciąży obowiązek weryfikacji, jeszcze przed podpisaniem umowy z obcokrajowcem, czy pracownik posiada odpowiedni dokument legalizujący pobyt w Polsce.
Dokumenty, które umożliwiają legalny pobyt obywateli państw trzecich na terytorium RP, to m.in.:
Paszport z ważną wizą
Karta pobytu
Paszport biometryczny (dla ruchu bezwizowego)
Legalizacja pobytu w oparciu o wizę
Cudzoziemcy spoza Unii Europejskiej najczęściej przekraczają granicę RP na podstawie wizy wydanej w konkretnym celu. Jest ona dokumentem, który legalizuje pobyt obcokrajowca w Polsce.
Wiza Schengen, czyli wiza typu C, upoważnia cudzoziemca do pobytu w Polsce przez maksymalny okres 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni. Czas ten liczy się od daty pierwszego wjazdu w analizowanym okresie.
Innym typem wizy, jest wiza krajowa typu D. Zalicza się ona do tzw. wiz długoterminowych i pozwala na wielokrotny wjazd i wyjazd z terytorium RP. Maksymalny okres ważności tej wizy wynosi 365 dni, natomiast liczba dni pobytowych przyznawana jest przez konsula. Informacja o przysługującym maksymalnym czasie pobytu obcokrajowca w Polsce na podstawie wizy D jest umieszczona w wizie.
Karta pobytu i zezwolenie jednolite
Karta pobytu jest dokumentem, który pozwala na swobodne przekraczanie granicy Polski bez konieczności ubiegania się o wizę. Niezbędny do podróżowania jest także ważny dokument podróży, czyli np. paszport.
O kartę pobytu wnioskuje sam cudzoziemiec. Może być ona wydana na różny okres, w zależności od tego jaki rodzaj zezwolenia posiada obcokrajowiec. W przypadku zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite) okres ten wynosi maksymalnie 3 lata, a w przypadku zezwolenia na pobyt stały – maksymalnie 10 lat.
Ruch bezwizowy a legalizacja pobytu obcokrajowców
Polskie prawodawstwo dopuszcza możliwość przebywania na terenie Polski w ramach tzw. ruchu bezwizowego. Dotyczy on jednak wybranych państw, m.in. Gruzji i Ukrainy, a do legalnego przekroczenia granicy niezbędny jest paszport biometryczny.
Przebywanie w Polsce w ramach ruchu bezwizowego jest ograniczone czasowo i nie może trwać dłużej niż 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni.
Legalizacja zatrudnienia obcokrajowców
Poza ważnym dokumentem uprawniającym do pobytu w Polsce pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca musi także znać przepisy, które pozwalają na legalne powierzenie pracy pracownikom z zagranicy. Najczęściej legalizacja zatrudnienia odbywa się na podstawie:
Zezwolenia na pracę
Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy
Jednak w polskim prawie przewidziano także przypadki, w których obcokrajowiec nie musi posiadać dodatkowego dokumentu pozwalającego na legalne podjęcie zatrudnienia.
Praca w Polsce dla obywateli Unii Europejskiej, EOG i Szwajcarii
Z konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę w Polsce zwolnieni są obywatele państw należących do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii.
Prawo do swobodnego przepływu pracowników gwarantuje kandydatom z tych krajów możliwość poszukiwania pracy w Polsce, a także podejmowania jej bez konieczności ubiegania się o zezwolenie na pracę. Zatrudnienie takiego pracownika odbywa się na tych samych zasadach co zatrudnienie obywatela Polski. Nie ma limitu czasu powierzania pracy obcokrajowcowi pochodzącemu z krajów UE.
Karta Polaka a legalizacja zatrudnienia cudzoziemców
Jednym z dokumentów, który pozwala na zatrudnienie pracownika bez konieczności ubiegania się przez pracodawcę o zezwolenie na pracę, jest posiadanie przez obcokrajowca Karty Polaka. Uprawnia ona do podejmowania zatrudnienia, bez konieczności starania się o dodatkowe dokumenty legalizujące pracę w Polsce.
Ważne!
Posiadanie Karty Polaka nie upoważnia do legalnego pobytu na terenie RP. Karta Polaka stanowi jedynie potwierdzenie, że cudzoziemiec przynależy do narodu polskiego. Na podstawie tego dokumentu obcokrajowiec ma możliwość ubiegania się o wizę pobytową.
Istotną kwestią jest fakt odbywania studiów na polskiej uczelni – zarówno publicznej, jak i prywatnej
Ważne!
Uzyskanie zezwolenia przez pracodawcę będzie konieczne, jeśli kandydat odbywa studia niestacjonarne (zaoczne, wieczorowe, eksternistyczne etc.)
Cudzoziemcy, którzy ukończyli polskie szkoły ponadgimnazjalne, są absolwentami studiów stacjonarnych na polskich uczelniach, także są zwolnieni z obowiązku legalizacji zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę.
Legalizacja pracy cudzoziemca posiadającego zezwolenie na pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE
Kandydaci, którzy posiadają kartę stałego pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy” zwolnieni są z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę w Polsce.
Z konieczności uzyskania pozwolenia na pracę zwolnieni są także posiadacze statusu rezydenta długoterminowego UE, osoby posiadające status uchodźcy nadany w RP, a także te posiadające zgodę na pobyt tolerowany lub ze względów humanitarnych wydaną przez władze polskie.
Lista okoliczności, które pozwalają, aby cudzoziemiec podjął pracę bez konieczności ubiegania się o zezwolenie jest znacznie dłuższa. Wyjątki określone są w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz rozporządzeniach ministerialnych. Jednakże formalności związane z weryfikacją dokumentów, tytułów pobytowych oraz przesłanek pozwalających na podjęcie zatrudnienia bez konieczności ubiegania się o zezwolenie są skomplikowane, czasochłonne i wymagają ciągłego śledzenia zachodzących w prawie zmian. Dlatego też, biorąc pod uwagę złożoność procedur oraz ryzyko niezgodności z prawem, coraz więcej firm korzysta ze wsparcia agencji pracy wyspecjalizowanych w zatrudnianiu cudzoziemców.
Personnel Service od ponad 15 lat skutecznie rekrutuje i legalnie zatrudnia pracowników z różnych stron świata.Kompleksowo wspieramy pracodawców, a także kandydatów, w procesie legalizacji, zatrudnienia oraz onboardingu.
