Studenci z zagranicy na polskim rynku pracy. Czy zatrudnienie studenta jest opłacalne?
W latach 2020/2021 – 2022/2023 liczba studentów zagranicznych w Polsce wzrosła o ponad 20 tys., czyli o ponad 24%. Wielu z nich decyduje się na łączenie nauki z pracą zarobkową, m.in. w takich sektorach jak logistyka, gastronomia czy produkcja. To świetna okazja zarówno dla młodych na podreperowanie finansów, jak i dla pracodawców na wsparcie kadrowe w sezonach cechujących się zwiększonym zapotrzebowaniem na pracowników.
Zatrudnienie studentów wiąże się z wieloma korzyściami, bo oznacza nie tylko zmniejszenie formalności związanych z zatrudnieniem obcokrajowca, ale też realne oszczędności finansowe dla firmy. Jednakże wymaga również znajomości przepisów oraz świadomości formalności związanych z legalizacją pracy pochodzących z zagranicy studentów. Pracodawca musi zadbać o zgodność zatrudnienia z obowiązującym prawem, co obejmuje weryfikację rodzaju odbywanych studiów oraz legalności pobyt w Polsce.
Czy studenci zagraniczni potrzebują pozwolenia na pracę w Polsce?
Obywatele państw trzecich, aby legalnie pracować w Polsce, zwykle muszą posiadać zezwolenie na pracę oraz dokument legalizujący ich pobyt. Od tej reguły są jednak wyjątki.
Jest to istotne ułatwienie, gdyż zwalnia pracodawcę i studenta z dodatkowych, często długotrwałych formalności oraz przyspiesza możliwość podjęcia pracy.
W przypadku studiów stacjonarnych student ma prawo do zatrudnienia bez zezwolenia na pracę, o ile posiada status studenta przez cały okres pracy. Rodzaj uczelni – publiczna lub niepubliczna – nie ma w tym przypadku znaczenia.
Dla studentów studiów niestacjonarnych (zaocznych lub eksternistycznych) pracodawca musi uzyskać zezwolenie na pracę, jeszcze przed podjęciem przez niego zatrudnienia. Wyjątek stanowią studenci pochodzący z krajów Unii Europejskiej – w tym przypadku dodatkowe zezwolenie nie jest potrzebne.
Wymogi formalne przy zatrudnieniu studenta z zagranicy.
Aby pracodawca mógł zatrudnić studenta z zagranicy, musi zweryfikować dokumenty potwierdzające posiadanie statusu studenta oraz legalność pobytu w Polsce kandydata. Powinien m.in. sprawdzić:
Legitymację studencką – potwierdza ona status studenta. Jej kopię warto w dokumentacji pracowniczej.
Zaświadczenie z uczelni o statusie studenta studiów stacjonarnych – dokument potwierdzająca tryb studiów oraz posiadany status studenta. Ważne jest, aby zaświadczenie cyklicznie aktualizować (m.in. co semestr).
Dokumenty pobytowe – student powinien posiadać ważną wizę, kartę pobytu lub być obywatelem kraju objętego ruchem bezwizowym.
Obowiązki pracodawcy podczas zatrudnienia.
Pracodawca ma obowiązek regularnej weryfikacji statusu studenta, aby mieć pewność, że pracownik spełnia kryteria zwolnienia z wymogu posiadania zezwolenia na pracę. Jeśli student zakończy naukę lub zmieni tryb studiów na niestacjonarne, pracodawca jest zobowiązany uzyskać dla niego zezwolenie na pracę. Zaniedbanie tej kwestii może skutkować karą grzywny.
Zatrudnienie cudzoziemców – absolwentów polskich uczelni.
Po ukończeniu studiów stacjonarnych w Polsce, absolwent z zagranicy również może pracować bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Warto mieć na uwadze, że status absolwenta daje pracodawcy swobodę zatrudnienia bez dodatkowych formalności, co sprawia, że młodzi absolwenci stają się atrakcyjnymi kandydatami na rynku pracy.
Zatrudnianie studentów z Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Studenci z krajów UE lub EOG mają prawo pracować w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Ich zatrudnienie odbywa się na takich samych zasadach jak zatrudnienie Polaków. Jedyne formalności, które ich obowiązują, dotyczą rejestracji pobytu po trzech miesiącach w urzędzie wojewódzkim.
Podsumowanie
Zatrudnianie zagranicznych studentów to szybki sposób na rozwiązanie braków kadrowych, szczególnie w wysokim sezonie. Studenci chętnie podejmują się prac dorywczych i sezonowych. To także znaczna oszczędność kosztów – za studentów do 26 r.ż. nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne. Warto jednak zaznaczyć, że tylko znajomość przepisów oraz odpowiednia organizacja dokumentacji pozwala na efektywne i zgodne z prawem zatrudnienie, co jest kluczowe w kontekście bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorstwa.
Procedura uproszczona to mechanizm, który pozwala na legalne zatrudnienie cudzoziemców na podstawie złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy bez konieczności ubiegania się o pełne zezwolenie na pracę.
Zatrudnienie cudzoziemca w trybie uproszczonym możliwe jest zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i zlecenia czy umowy o dzieło.
Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia – kogo dotyczy?
Procedura uproszczona dotyczy wyłącznie obywateli wybranych krajów wskazanych w rozporządzeniu, tj. Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii i Mołdawii.
W nowej strategii migracyjnej rząd zapowiedział, że lista kierunków objętych procedurą oświadczeniową będzie podlegała weryfikacji. Oznacza to, że lista państw, z których kandydaci będą zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę może ulec modyfikacji.
W październiku 2022 r. z katalogu państw, których obywatele mogą wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń wykreślona została Federacja Rosyjska. Oznacza to, że pracodawcy zatrudniający obywateli Rosji nie mogą już korzystać z tej formy legalizacji pracy obcokrajowca.
Aby móc skorzystać z zatrudnienia obcokrajowca w ramach procedury uproszczonej muszą być spełnione łącznie następujące warunki:
Cudzoziemiec musi być obywatelem jednego ze wspomnianych już wyżej krajów (Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy)
Okres zatrudnienia nie może przekraczać 24 miesięcy
Wykonywana praca nie ma charakteru pracy sezonowej
Dzień rozpoczęcia zatrudnienia przypada nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia
Wysokość wynagrodzenia obcokrajowca nie może być niższa niż pracowników wykonujących porównywalne obowiązki lub zatrudnionych na podobnym stanowisku
Procedura uproszona krok po kroku
1. Złożenie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
Pracodawca, który zamierza zatrudnić cudzoziemca, musi złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Można to zrobić osobiście, przez pełnomocnika, pocztą lub online przez portal praca.gov.pl.
Do wniosku należy dołączyć:
Wypełniony druk oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
Oświadczenie o niekaralności pracodawcy.
Kopia dokumentu tożsamości cudzoziemca (wszystkie zapisane strony w paszporcie)
Dowód wniesienia opłaty za złożenie oświadczenia.
Pełnomocnictwo i potwierdzenie opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (jeśli wniosek składany jest przez pełnomocnika).
2. Weryfikacja dokumentów przez urząd pracy
3.Wpisanie oświadczenia do ewidencji i odbiór oświadczenia
Po pozytywnej weryfikacji urząd pracy wpisuje oświadczenie do ewidencji, a pracodawca otrzymuje potwierdzenie wpisu z pieczątką urzędu (lub elektronicznie). Oświadczenie można odebrać osobiście, przez pełnomocnika lub pocztą, w zależności od wybranej opcji podczas składania wniosku. Oświadczenie w formie elektronicznej może być przesłane na konto pracodawcy lub pełnomocnika w portalu praca.gov.pl.
Praca cudzoziemca jest legalna przez okres wskazany w oświadczeniu.
Powiatowy urząd pracy, wpisując oświadczenie do ewidencji, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż wskazany w oświadczeniu przez pracodawcę.
Obowiązki pracodawcy zatrudniającego obcokrajowca na oświadczeniu
Mimo iż zatrudnienie pracownika z zagranicy na podstawie oświadczenia jest znacznie prostsze i szybsze niż w przypadku zezwolenia na pracę, należy pamiętać, że na pracodawcy nadal ciąży obowiązek weryfikacji czy cudzoziemiec posiada ważny status pobytowy uprawniający go do przebywania i podejmowania zatrudnienia w Polsce.
Podjęcie pracy przez cudzoziemca wyklucza w szczególności wiza wydana w celu turystycznym.
Do obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem cudzoziemców w ramach procedury uproszczonej należy także:
Powiadomienie powiatowego urzędu pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez obcokrajowca w terminie 7 dni od planowej daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu
Zawarcie z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej w języku dla niego zrozumiałym oraz zgodnej z warunkami wpisanymi w oświadczeniu
Przechowywanie m.in. kopii dokumentów pobytowych obcokrajowca
Brak powiadomienia urzędu o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca zagrożony jest karą grzywny.
Zmiana warunków zatrudnienia cudzoziemca
Zdarza się, że w trakcie zatrudnienia zmianie ulegają warunki pracy obcokrajowca. Czy w takiej sytuacji konieczne jest występowanie przez pracodawcę o nowy wpis do ewidencji oświadczeń? Co do zasady tak. Zmiana warunków pracy lub/i pracodawcy wymaga uzyskania dla cudzoziemca nowego oświadczenia. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki.
Wpis nowego oświadczenia do ewidencji nie jest wymagany, jeżeli:
nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej pracodawcy lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
pracodawca i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej;
cudzoziemiec jest pracownikiem tymczasowym, skierowanym przez pracodawcę do innego pracodawcy użytkownika, niż określony w oświadczeniu, jeżeli dane dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi określone w oświadczeniu, z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy, nie uległy zmianie;
cudzoziemiec otrzymuje wynagrodzenie wyższe, niż to widniejące w oświadczeniu;
Ile kosztuje oświadczenie dla cudzoziemca?
Koszt oświadczenia o powierzeniu pracy pokrywa pracodawca jeszcze przed złożeniem oświadczenia. Obecnie opłata wynosi 100 zł. Dowód wpłaty należy dołączyć do wniosku o wpisanie oświadczenia do ewidencji oświadczeń.
Opłata ta, co do zasady, nie podlega zwrotowi.
Jaki jest czas oczekiwania na wpis do ewidencji oświadczeń?
Jeśli pracodawca złożył kompletny wniosek o wpis do ewidencji oświadczeń, a sprawa nie wymaga postępowania wyjaśniającego, to powiatowy urząd pracy ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie oświadczenia.
Procedura uproszczona a wizy dla pracowników z zagranicy.
Warto pamiętać, że w przypadku cudzoziemców, którzy nie przebywają jeszcze w Polsce otrzymanie oświadczenia o powierzeniu pracy jest dopiero pierwszym krokiem w drodze do zatrudnienia. W przypadku obcokrajowców, którzy nie mogą wjechać do naszego kraju w ramach ruchu bezwizowego lub, mimo tej możliwości, decydują się na złożenie wniosku o wizę pracowniczą, konieczne jest wysłanie oryginału wpisanego do ewidencji oświadczenia do kandydata. Stanowi ono bowiem podstawę do ubiegania się w kraju jego stałego pobytu o wydanie wizy w celu wykonywania pracy.
Konsul zwykle wydaje wizę, jeżeli planowany czas zatrudnienia wskazany w oświadczeniu wynosi co najmniej 91 dni.
Przy składaniu oświadczenia należy przyjąć więc nieco późniejszy czas rozpoczęcia pracy, tak aby cudzoziemiec miał czas na uzyskanie wizy w kraju pochodzenia.
Zalety korzystania z procedury uproszczonej
Największą zaletą procedury oświadczeniowej jest jej szybkość. W odróżnieniu od zezwolenia na pracę, w przypadku procedury uproszczonej nie jest wymagane przeprowadzenie testu rynku pracy. Sam proces wpisania oświadczenia do ewidencji zwykle zajmuje do 7 dni. Dzięki temu możliwe jest szybkie zaspokojenie potrzeb kadrowych, zwłaszcza w branżach o wysokim zapotrzebowaniu na pracowników.
Chcesz zatrudnić obcokrajowców, ale nie masz czasu zajmować się kwestiami formalnymi?
Rozważasz rekrutacje pracowników na czas wysokiego sezonu, ale wiesz, że na lokalnym rynku może być trudno ich pozyskać?
Od przyszłego roku pracownicy zatrudnieni na pensji minimalnej zarobią więcej. Płaca minimalna od 1 stycznia 2025 r. wyniesie 4666 zł brutto miesięcznie, a w przypadku stawki godzinowej pracodawca nie może zapłacić mniej niż 30,50 zł brutto. To więcej niż zakładała pierwotna propozycja rządzących.
Płacy minimalnej została wprowadzona w Polsce po raz pierwszy w 1956 roku. Jej rola oraz sposób ustalania przez lata ulegał zmianom. Obecnie funkcjonujące rozwiązanie oparte jest o ustawę o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z dnia 10 października 2002 roku.
Systematyczne podnoszenie poziomu płacy minimalnej ma być odpowiedzią na rosnące koszty życia, stąd też przy wyznaczaniu nowej kwoty pensji minimalnej brana jest pod uwagę m.in. prognozowana inflacja.
W 2024 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wzrosło dwukrotnie – 1 stycznia i 1 lipca. W przyszłym roku płaca minimalna ma wzrosnąć tylko raz.
4666 zł brutto. Ile to netto?
Od przyszłego roku pracownicy zatrudnieni na pensji minimalnej zarobią więcej. Płaca minimalna od 1 stycznia 2025 r. wyniesie 4666 zł brutto miesięcznie, a w przypadku stawki godzinowej pracodawca nie może zapłacić mniej niż 30,50 zł brutto. To więcej niż zakładała pierwotna propozycja rządzących.
Pensja minimalna, zarówno wyrażona w wartości miesięcznej, jak i godzinowej, jest kwotą brutto. Należy więc od niej odjąć obowiązkowe składki na świadczenia społeczne oraz podatek PIT.
Pracownik, od 1 stycznia 2025 r. otrzyma więc o 249,39 zł netto więcej każdego miesiąca, co w skali roku daje blisko 3000 zł.
Płaca minimalna a koszt pracodawcy.
Wzrost płacy minimalnej ma bezpośredni wpływ na koszty ponoszone przez pracodawców. I to nie tylko te dotyczące podstawy wynagrodzenia, bo wraz ze wzrostem pensji minimalnej rosną także kwoty zależnych od niej świadczeń, czyli m.in. dodatku za pracę w nocy, czy wynagrodzenia za przestój.
„Podwyżka płacy minimalnej z jednej strony wymusza na pracodawcach podnoszenie wynagrodzenia osobom najmniej zarabiającym, z drugiej zaś może doprowadzić do spłaszczania struktury płacowej w firmach i spadku motywacji do pracy wśród kadry średniego szczebla. Zdecydowanie jest to zjawisko niekorzystne z punktu widzenia zarówno pracodawcy, jak i najlepiej wykwalifikowanych pracowników stanowiących cenne aktywa przedsiębiorstwa.”
Płaca minimalna pracowników tymczasowych
Wzrost płacy minimalnej wpływa bezpośrednio na wszystkie formy zatrudnienia, w tym pracę tymczasową. Zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, nie mogą być oni zatrudniani na warunkach mniej korzystnych niż pracownicy zatrudnieni bezpośrednio przez przedsiębiorstwo na takich samych lub podobnym stanowisku.
Agencja pracy tymczasowej, która kieruje pracowników leasingowych do wykonywania pracy w firmie tzw. Pracodawcy Użytkownika, musi przestrzegać regulacji zawartych w Rozporządzeniu Rady Ministrów o wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Oznacza to, że pracownik tymczasowy od 1 stycznia 2025r. nie może zarabiać mniej niż 4666 zł miesięcznie (przy założeniu pełnego etatu) lub 30,50 zł za godzinę pracy.
Warto zauważyć, że płaca minimalna jest regulacją prawną, której nie można ominąć, co oznacza, że każdy pracodawca – w tym agencje pracy tymczasowej – musi dostosować swoje wynagrodzenia do obowiązujących przepisów.
Wojna w Ukrainie miała znaczący wpływ na zmiany profilu obcokrajowców pracujących w Polsce. Napływ uchodźców, głównie kobiet i dzieci, spowodował przesunięcia w strukturze zatrudnienia. Nie tylko zmniejszył się procentowy udział mężczyzn w ogólnej liczbie pracujących obcokrajowców, ale także zwiększyło się zainteresowanie pracodawców kandydatami z innych kierunków niż Ukraina, co przekłada się na wzrost liczby cudzoziemców z nieco odleglejszych geograficznie i kulturowo kierunków.
“Wojna w Ukrainie wpływa na nasz rynek pracy. W pierwszych miesiącach, kiedy napływ uchodźców był naprawdę duży, wielu pracodawców decydowało się na szersze otwarcie się na zatrudnienie kobiet. Znam zakłady pracy, w których wzrost zatrudnienia kobiet był tak duży, że konieczne było dostosowanie kolejnych pomieszczeń pod szatnie dla pań. Rynek pracy musiał też dostosować się do zmieniającej się sytuacji społecznej, tworząc więcej miejsc pracy w sektorach, które wcześniej nie były zbyt często obsadzane przez cudzoziemców, np. w usługach, edukacji czy pomocy społecznej.”
Do 2021 roku struktura populacji cudzoziemców według płci nie zmieniała się znacząco. Odsetek mężczyzn w ogólnej puli pracujących obcokrajowców oscylował w granicach 66%. W grudniu 2022 roku, na skutek napływu dużej liczby uchodźców z Ukrainy, głównie kobiet, udział mężczyzn spadł poniżej 60%. W grudniu 2023 r. wyniósł on 59,6%. Jeszcze na koniec 2015 roku mężczyźni stanowili 63,5% wszystkich zatrudnionych w Polsce obywateli Ukrainy. W grudniu 2023 roku było ich już tylko 52,2%.
Jednocześnie szybko rośnie liczba mężczyzn rekrutowanych z takich kierunków jak Białoruś, Mołdawia czy Gruzja. Mężczyźni stanowią też większość wśród pracujących w Polsce Hindusów.
Przyszłość transgranicznej rekrutacji pracowników
Według wyliczeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, aby współczynnik obciążenia demograficznego pozostał na obecnym poziomie, w ciągu najbliższych lat Polska musiałaby każdego roku przyjmować między 200 a 360 tys. cudzoziemców w wieku produkcyjnym. Biorąc pod uwagę obecną dynamikę przyrostu obcokrajowców w naszym kraju, ten scenariusz raczej nie ma szans się spełnić. W 2021 roku liczba pracowników zza granicy zgłoszonych do ZUS wzrosła o 150 tys., w 2022 r. o 188 tys. osób, ale już w 2023 r. tylko o 65 tys. osób. Wpływ na to ma nie tylko wyhamowanie rekrutacji pracowników z Ukrainy, ale także długie procedury legalizacyjne dla kandydatów z kierunków, gdzie wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę. A to właśnie rekrutacja z takich krajów, jak Indie, Wietnam, Filipiny może stać się kluczowym elementem strategii wielu polskich firm, zwłaszcza w sektorach, gdzie brakuje siły roboczej.
„Kilkanaście lat temu, kiedy zaczynaliśmy wdrażać projekt rekrutacji i zatrudnienia pracowników z Ukrainy, wiele przedsiębiorców było sceptycznych. Firmy bały się zatrudniać obcokrajowców i to nie ze względu na kwestie legalizacyjne, bo tym zajmujemy się my, ale ze względu na proces wdrożenia, odmienność kulturową i językową, relacje z polskimi pracownikami zatrudnionymi na etacie czy bezpieczeństwo pracy. Można powiedzieć, że obecnie stajemy przed podobnym wyzwaniem. Oczywiście Ukraińcy są nam bliżsi kulturowo i językowo od kandydatów z Kuby, Filipin czy nawet Uzbekistanu. Jednak z perspektywy czasu i wielu wdrożonych rozwiązań, uważam, że można odpowiednio przygotować zakład pracy i pracujący w nim zespół do współpracy z obcokrajowcami z nieco dalszych kierunków rekrutacyjnych. Sądzę też, że odpowiedni onboarding i wsparcie w postaci programów, np. nauki języka polskiego, ułatwiających adaptacje i integracje z nowym środowiskiem życia oraz pracy, to czynniki, które determinują skuteczne i efektywne wykorzystanie potencjału zagranicznych rynków rekrutacyjnych”
Od 2022 r., czyli od wybuchu pełnoskalowej wojny w Ukrainie, wielu przedsiębiorców wobec braku możliwości rekrutacji mężczyzn z tego kraju, zdecydowało się na rozszerzenie zespołów o pracowników z innych kierunków. Pierwszym wyborem były oczywiście kraje rosyjskojęzyczne, szczególnie te objęte procedurą uproszczoną, z których już wcześniej, choć w mniejszej skali, zatrudniano pracowników.
Analiza wydanych dokumentów legalizujących pracę cudzoziemców w Polsce wskazuje na systematyczny wzrost zainteresowania pracodawców zatrudnieniem obywateli pochodzących z innych krajów niż Ukraina. Także statystyki ubezpieczeń w ZUS potwierdzają ten trend.
Jeszcze w 2015 roku obywatele Białorusi stanowili 4,8% wszystkich obcokrajowców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych, Gruzini – 0,3%. Na koniec 2023 r. było to już odpowiednio 11,5% i 2,3%. Systematycznie wzrasta także liczba pracowników z Indii. Obecnie są czwartą grupę, po Ukraińcach, Białorusinach i Gruzinach, pod względem liczebności zgłoszeń do ZUS.
W perspektywie najbliższych lat można spodziewać się dalszego wzrostu zapotrzebowania na pracowników z zagranicy. Starzenie się polskiego społeczeństwa, coraz mniej liczne kohorty młodych wchodzące na rynek pracy będą wymagały poszukiwania rozwiązań, które pozwolą na szybkie uzupełnienie braków kadrowych. Prawdopodobnie zwiększy się także napływ pracowników z krajów, które dotychczas były mniej reprezentowane na polskim rynku pracy, m.in. Filipin, Indii, czy Kuby i Nepalu. Wiele będzie zależało jednak od przepisów prawa, a te mają się wkrótce zmienić.
Rządzący pracują obecnie nad nowymi przepisami legalizującymi pracę cudzoziemców w Polsce. Projekt w obecnym kształcie zakłada pewną dychotomię legalizacyjną. W art. 6 wskazuje m.in., że zatrudnienie pracowników z krajów nie objętych procedurą uproszczoną (oświadczeniową) będzie możliwe wyłącznie na podstawie umowy o pracę (lub umowy o pracę tymczasową). Kandydaci z takich kierunków jak Indie, Nepal czy Filipiny nie będą mogli pracować w oparciu o umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia, umowy o dzieło).
Więcej informacji o tym, jak obecnie wygląda polski rynek pracy znajdziecie w naszym najnowszym, darmowym e-book’u, do którego pobrania zachęcamy.
Procedura uzyskania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych – kluczowy krok w zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce.
W dobie globalizacji, rosnącej mobilności i otwierania się rynków pracy na cudzoziemców, coraz więcej firm w Polsce decyduje się na zatrudnianie pracowników spoza naszego kraju. Już nie tylko z Ukrainy czy Białorusi, ale także z Nepalu, Indii, Filipin czy Kolumbii. Jednym z kluczowych elementów tego procesu jest konieczność przeprowadzenia tzw. testu rynku pracy oraz uzyskanie informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych. W artykule wyjaśnimy, czym jest ten dokument, jakie ma znaczenie oraz kiedy i w jakich okolicznościach jest wymagany.
Czym jest test rynku pracy?
Test rynku pracy to procedura mająca na celu sprawdzenie, czy na dane stanowisko pracy nie ma odpowiednich kandydatów w Polsce lub w krajach Unii Europejskiej, którzy mogliby zostać zatrudnieni na oferowanym stanowisku. Procedura ta jest kluczowa przy zatrudnianiu obywateli państw trzecich, a jej wynikiem jest wydanie przez starostę dokumentu potwierdzającego brak możliwości znalezienia lokalnych pracowników.
Co to jest informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych?
Informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych jest formalnym dokumentem potwierdzającym, że na danym stanowisku w określonym regionie nie ma dostępnych kandydatów z Polski lub Unii Europejskiej, którzy spełnialiby wymagania pracodawcy. Dokument ten pozwala firmie rozpocząć procedurę zatrudnienia cudzoziemca z państw trzecich.
Informacja starosty jest niezbędna m.in. przy ubieganiu się o:
Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca,
Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.
Jej głównym celem jest ochrona krajowego rynku pracy oraz priorytetowe traktowanie obywateli polskich i UE przy obsadzaniu wolnych miejsc pracy.
Kiedy wymagana jest informacja starosty?
Nie w każdym przypadku zatrudnienia cudzoziemca konieczne jest uzyskanie informacji starosty. Wyjątki od tej reguły są liczne i obejmują m.in.:
Cudzoziemców pochodzących z krajów objętych specjalnymi przepisami (tj. Armenia, Mołdawia, Białoruś, Gruzja), którzy mogą pracować na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy,
Cudzoziemców posiadających zezwolenie na pobyt stały lub rezydentów długoterminowych UE,
Pracowników na stanowiskach wykwalifikowanych, dla których istnieją odrębne zasady zatrudniania (np. w ramach umów międzynarodowych),
Pracowników z Ukrainy, którzy pracują w Polsce na podstawie powiadomienia (regulacja w ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa)
Informacja starosty jest natomiast obligatoryjna w przypadkach, gdy:
Pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca z państwa trzeciego na stanowisku niewymagającym specjalnych kwalifikacji,
Zatrudnienie dotyczy sektora, gdzie lokalne władze weryfikują dostępność krajowych pracowników, np. w logistyce e-commerce czy produkcji przemysłowej.
Jak przebiega procedura uzyskania informacji starosty?
Pracodawcy zainteresowani uzyskaniem informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych musza przygotować się na dość długotrwałą, nawet 4-tygodniową procedurę.
Przebieg testu rynku pracy wygląda następująco:
Zgłoszenie oferty pracy do urzędu pracy – pracodawca zgłasza ofertę zatrudnienia w lokalnym urzędzie pracy, podając szczegółowe informacje o wymaganiach na dane stanowisko.
Publikacja oferty i/lub przeprowadzenie giełdy pracy – oferta pracy jest publikowana w bazie ofert urzędu pracy na okres 14-21 dni. W tym czasie urzędnicy starają się znaleźć kandydatów z Polski lub UE, którzy spełniają wymagania pracodawcy.
Ocena rynku pracy – jeśli nie znajdą się odpowiedni kandydaci, starosta wydaje dokument potwierdzający brak możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych przez lokalny rynek pracy.
Wydanie informacji starosty – jeśli procedura zakończy się niepowodzeniem w znalezieniu odpowiednich kandydatów, pracodawca otrzymuje informację starosty, która umożliwia rozpoczęcie formalności związanych z zatrudnieniem cudzoziemca.
Znaczenie informacji starosty dla HR
Dla działów HR procedura testu rynku pracy może wydawać się skomplikowana, ale ma ona kluczowe znaczenie dla strategii zatrudniania cudzoziemców. Dlatego ważne jest, aby znać zasady i wymogi prawne dotyczące informacji starosty. Pracodawcy powinni zdawać sobie sprawę, że brak dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie testu rynku pracy może skutkować odrzuceniem wniosków o zezwolenia na pracę dla cudzoziemców.
Podsumowanie
Test rynku pracy oraz informacja starosty to nieodłączny element zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Działy HR, które zrozumieją ten proces i będą go prawidłowo przeprowadzać, zyskają możliwość pozyskiwania pracowników z zagranicy w sposób zgodny z prawem, jednocześnie zwiększając konkurencyjność swojej firmy.
Masz pytania dotyczące procedur związanych z testem rynku pracy lub zatrudnianiem cudzoziemców?
W ciągu ostatnich kilku lat obecność cudzoziemców na polskim rynku pracy stała się istotnym elementem gospodarki. Zmieniające się uwarunkowania demograficzne, a także dynamiczne zmiany w regionie, w tym wojna w Ukrainie, wpłynęły na profil i strukturę zatrudnienia obcokrajowców w Polsce.
Cudzoziemcy pracujący w Polsce pochodzą z ponad 150 państw świata. Największą grupę od lat stanowią Ukraińcy, choć ich udział w ogólnej licznie zatrudnionych pracowników zagranicznych od pewnego czasu spada.
Pierwszy skokowy wzrost liczby migrantów z Ukrainy w Polsce odnotowano w 2015 roku i podobnie jak dwa lata temu, był on wynikiem sytuacji politycznej i ekonomicznej u naszych sąsiadów (m.in. aneksja Krymu w 2014 r.).
W grudniu 2015 roku udział Ukraińców w ogólnej liczbie cudzoziemców pracujących w Polsce wynosił 54,9% i dynamicznie rósł aż do grudnia 2018 roku, kiedy osiągnął 73,8%. Od kolejnego roku notujemy natomiast spadek udziału obywateli Ukrainy w ogóle ubezpieczonych cudzoziemców. W grudniu 2023 roku wyniósł on 67,3%, a w II kwartale 2024 r. spadł do 66%.
„Ukraina nie jest zamkniętym rynkiem rekrutacyjnym – nadal można efektywnie rekrutować pracowników z tego kierunku, z tym że obecnie są to przede wszystkim kobiety. W działaniach Personnel Service Ukraina nadal pozostaje aktywnym kierunkiem rekrutacyjnym – każdego tygodnia rekrutujemy, relokujemy i zatrudniamy setki Ukrainek do prac produkcyjnych i magazynowych w Polsce. Trzeba jednak podkreślić, że zainteresowanie pracownikami z Ukrainy systematycznie rośnie także za granicą – m.in. w Niemczech. Konkurencja o pracowników z tego kierunku będzie więc narastać w kolejnych latach, co może doprowadzić do dalszego spadku udziału Ukraińców w ogólnej populacji cudzoziemców pracujących w Polsce. Pracodawcy powinni z wyprzedzeniem przygotować się do rozszerzenia zespołów o pracowników z innych destynacji – Białorusi, Gruzji, ale także Kuby czy Nepalu.”
Liczba cudzoziemców podlegających ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym w Polsce dynamicznie rośnie. Od 2015 roku do końca 2023 roku obcokrajowców zgłoszonych do ZUS przybyło ponad 6-krotnie. Oprócz Ukraińców, w Polsce liczną grupę pracujących stanowią także obywatele Białorusi, Gruzji, Mołdawii oraz innych krajów Europy Wschodniej i Azji Środkowej. Coraz częściej, z powodu rosnących potrzeb pracodawców i wydrenowanego lokalnego rynku pracy, zatrudniani są także pracownicy z dalekich krajów, takich jak Kuba, Indie, Nepal czy Filipiny.
Największą dynamikę wzrostu liczby obcokrajowców spoza UE zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych w perspektywie 8-letniej (od grudnia 2015 r. do grudnia 2023 r.) można zauważyć wśród obywateli:
Nepalu – blisko 16-krotny wzrost liczby zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych, do 6,6 tys. w grudniu 2023 r.
Turkmenistanu – z 45 do 2,8 tys. osób
Gruzji – blisko 52-krotny wzrost w stosunku do 2015 r.
Indonezji – ze 124 osób do 6,2 tys. zgłoszonych do ZUS
Kolumbii – ze 108 osób w grudniu 2015 roku do 5,2 tys. w grudniu 2023 roku
Filipin – ponad 41-krotny wzrost, z 237 osób w grudniu 2015 roku do 9,7 tys. w grudniu 2023 roku
Kirgistanu – z 88 osób w grudniu 2015 roku do 2,0 tys. na koniec 2023 r.
Azerbejdżanu – w 2023 roku odnotowano 21-krotny wzrost liczby osób zgłoszonych do ubezpieczeń w stosunku do 2015 roku (z 210 do 4,4 tys. osób)
W strukturze pochodzenia obcokrajowców zachodzą widoczne zmiany. Mocno dywersyfikują się kierunki rekrutacyjne. Choć widoczna jest przewaga pracowników z krajów, z których możliwe jest zatrudnienie kandydatów na podstawie procedury oświadczeniowej (uproszczonej) oraz z byłych republik radzieckich. Wynika to z jednej strony z krótszego czasu oczekiwania na pracownika, z drugiej zaś z przyzwyczajenia pracodawców, liderów i kierowników do pracy z pracownikami rosyjskojęzycznymi. Wiele instrukcji stanowiskowych, szkoleń etc. przygotowanych było w języku rosyjskim jeszcze przed wybuchem wojny w Ukrainie, aby ułatwić i ujednolicić onboarding pracowników z Ukrainy, Białorusi czy Mołdawii
Chcesz dowiedzieć się więcej o zmianach jakie zaszły na rynku pracy od wybuchu wojny w Ukrainie? Jak zmienił się profil pracownika zagranicznego w związku z narastającymi trudnościami w rekrutacji pracowników z tego kierunku? Czy przedsiębiorstwa w Polsce w ogóle potrzebują obcokrajowców w swoich zespołach?
Pobierz nasz DARMOWY E-booki dowiedz się jak obecnie wygląda sytuacja demograficzna i gospodarcza w Polsce.
W dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, gdzie konkurencyjność oraz efektywność operacyjna stanowią fundamenty sukcesu, coraz więcej firm decyduje się na outsourcing części procesów. Dla firm produkcyjnych i logistycznych, outsourcing może przynieść znaczące korzyści, takie jak redukcja kosztów, zwiększenie elastyczności oraz możliwość koncentracji na kluczowych obszarach działalności. Jednak aby współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług przyniosła oczekiwane rezultaty, niezbędne jest podpisanie umowy, która odpowiednio sparametryzuje zasady współpracy, standardy oraz jakość procesów i wynik końcowy. Taką umową jest SLA (Service Level Agreement).
Czym jest SLA? Dlaczego warto ją zawrzeć? Co powinno się w niej znaleźć oraz jakie korzyści z tego płyną?
Czym jest Service Level Agreement?
Service Level Agreement, w skrócie SLA, to umowa dotycząca poziomu świadczonych usług, która precyzyjnie określa wzajemne zobowiązania pomiędzy dostawcą usług a jego klientem. W kontekście outsourcingu, SLA pełni rolę formalnego dokumentu, który definiuje oczekiwania wobec dostawcy usług, a także ustanawia standardy jakości, które muszą zostać spełnione. Jest to narzędzie, które pomaga w zarządzaniu relacją biznesową, zapewniając jasność co do tego, jakie usługi będą świadczone, w jaki sposób będą mierzone oraz jakie będą konsekwencje w przypadku niespełnienia ustalonych standardów.
„Najczęściej SLA spotyka się w przypadku outsourcingu usług IT, choć uważam, że zawierając kontrakt outsourcingowy w obszarze produkcyjnym czy logistycznym, także warto z góry dokładnie określić ramy współpracy i oczekiwania względem rezultatów. To pozwala na uniknięcie nieporozumień już w trakcie realizacji projektu” – mówi Nikodem Żmijewski, Dyrektor Operacyjny Personnel Service
Dlaczego warto podpisać SLA?
Zawarcie umowy SLA jest nie tylko formalnością, ale przede wszystkim kluczowym elementem budowania udanej i długoterminowej współpracy z zewnętrznym dostawcą usług.
Dzięki podpisaniu Service Level Agreement możemy:
Precyzyjne określić oczekiwania – SLA pozwala na jasne zdefiniowanie oczekiwań obu stron, co minimalizuje ryzyko nieporozumień.
Lepiej zarządzać ryzykiem – wprowadzenie outsourcingu do firmy zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem dotyczącym m.in. jakości usług, terminowości czy dostępności zasobów. SLA pozwala na zidentyfikowanie i zarządzanie tym ryzykiem, określając standardy, które muszą zostać spełnione oraz sankcje w przypadku ich niespełnienia.
Chronić interesy obu stron – SLA jest dokumentem, który chroni interesy zarówno klienta, jak i dostawcy usług. Dla klienta jest to gwarancja, że usługi będą świadczone na ustalonym poziomie, zaś dla dostawcy SLA daje jasne wytyczne co do zakresu obowiązków i oczekiwań klienta.
Budować zaufanie od pierwszego dnia współpracy – Przejrzystość i jasność, które wynikają z dobrze sformułowanego SLA, pomagają w budowaniu zaufania między stronami.
Wartościowa i dobrze spisana SLA jest podstawią do oceny i rozliczenia między stronami. Umowa stanowi punkt odniesienia do oceny jakości świadczonych usług. Dzięki niej klient może na bieżąco monitorować czy usługi są realizowane zgodnie z ustaleniami, a w razie potrzeby – podejmować działania korygujące.
Co powinno znaleźć się w SLA?
Zawarcie umowy SLA to ważny krok, który wymaga starannego przygotowania i uwzględnienia wielu kluczowych aspektów współpracy. W dobrze skonstruowanej umowie SLA należy zawrzeć m.in.:
Opis usług
Przede wszystkim SLA powinno dokładnie określać, jakie usługi będą świadczone. Należy jasno zdefiniować zakres usług, aby obie strony miały wspólne rozumienie obowiązków dostawcy. W kontekście firm produkcyjnych i logistycznych outsourcing może obejmować np. obsługę konkretnych linii produkcyjnych, pakowanie lub/i kompletację zamówień, obsługę zwrotów, usługi celne i dokumentacyjne
Poziomy usług
SLA musi określać poziomy usług, które dostawca zobowiązuje się utrzymać. Zapisy mogą zawierać takie wskaźniki jak dostępność usługi (np. pracę linii produkcyjnej w trybie ciągłym), czas reakcji na zgłoszenia reklamacyjne, terminowość dostaw, dokładność i szybkość kompletacji zamówień czy czas realizacji zwrotów. Ważne jest, aby te poziomy były mierzalne i realne do osiągnięcia.
KPI (Key Performance Indicators)
W SLA warto zawrzeć kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które będą służyć do oceny jakości świadczonych usług. KPI powinny być konkretne, mierzalne i dostosowane do specyfiki branży oraz potrzeb klienta. Przykładowe KPI mogą obejmować wskaźniki dotyczące terminowości dostaw, poziomu zadowolenia klientów czy efektywności zarządzania zapasami.
Procedury eskalacji
W przypadku, gdy dostawca nie spełnia ustalonych standardów usług, SLA powinno określać procedury eskalacji, czyli kroki, które należy podjąć, aby rozwiązać problem. Procedury te mogą obejmować powiadomienie odpowiednich osób w organizacji, przegląd SLA, a w ostateczności – zastosowanie sankcji określonych w umowie.
Sankcje za niespełnienie standardów
SLA powinno zawierać klauzule dotyczące sankcji, które będą stosowane w przypadku niespełnienia ustalonych standardów usług. Sankcje mogą obejmować kary finansowe, obniżenie opłat za usługi, a nawet prawo do rozwiązania umowy w przypadku powtarzających się naruszeń.
Monitorowanie i raportowanie
Kluczowym elementem SLA jest określenie, w jaki sposób będą monitorowane i raportowane wyniki świadczonych usług. Mogą to być regularne raporty, spotkania statusowe oraz audyty jakości. Regularne monitorowanie pozwala na bieżące dostosowywanie strategii i procesów, aby osiągnąć maksymalne korzyści ze współpracy.
Czas trwania umowy i warunki jej rozwiązania
SLA powinna jasno określać czas trwania umowy oraz warunki jej rozwiązania. Warto zawrzeć w niej klauzule dotyczące możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy w przypadku niewywiązywania się z ustaleń.
Zasady aktualizacji umowy
W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, SLA powinno przewidywać możliwość jej aktualizacji. Zasady te powinny określać, w jakich sytuacjach umowa może być zmieniona, jak również procedury, które należy wtedy zastosować.
Korzyści z zawarcia SLA
Jak już kilkukrotnie wspomnieliśmy podpisanie SLA przynosi wiele korzyści, zarówno klientowi jak i dostawcy usług. SLA zapewnia jasność co do oczekiwań, zakresu usług i standardów, co minimalizuje ryzyko nieporozumień i sporów między stronami. Stanowi ramy do zarządzania relacją z dostawcą, umożliwiając bieżące monitorowanie i ocenę jakości świadczonych usług. SLA ułatwia także kontrolę kosztów związanych z outsourcingiem określając zasady rozliczeń, ale także, dzięki dokładnemu określeniu oczekiwanych rezultatów i standardów współpracy, pozwala na weryfikację czy ponoszone koszty są adekwatne do jakości świadczonych usług.
Podsumowanie
Zawarcie umowy SLA w kontekście outsourcingu procesów logistycznych i produkcyjnych to kluczowy krok w budowaniu efektywnej i długotrwałej współpracy z zewnętrznym dostawcą usług. SLA zapewnia jasność co do oczekiwań, standardów usług oraz zasad rozliczeń, co minimalizuje ryzyko nieporozumień i sporów między stronami. Dla firm produkcyjnych i logistycznych, które coraz częściej decydują się na outsourcing, SLA stanowi gwarancję, że usługi będą świadczone na ustalonym poziomie, a współpraca z dostawcą będzie efektywna i zgodna z ich potrzebami biznesowymi. Warto zatem poświęcić czas i zasoby na staranne przygotowanie i negocjowanie umowy SLA, aby czerpać pełne korzyści z outsourcingu i skutecznie realizować swoje cele biznesowe.
Zatrudnienie obcokrajowców w Polsce staje się coraz bardziej powszechne, zwłaszcza w kontekście rosnących niedoborów kadrowych w wielu sektorach gospodarki. Proces ten niesie ze sobą wiele korzyści, ale również wyzwań, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Poniżej przedstawiam najczęściej popełniane błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców oraz wskazówki, jak ich unikać.
Błędy w legalizacji zatrudnienia obcokrajowca
Jednym z najczęstszych błędów jest zatrudnienie cudzoziemca bez odpowiednich zezwoleń na pracę i pobyt. Polskie ustawodawstwo jest jednym z najbardziej liberalnych, jeśli chodzi o legalizację pracy, nie oznacza to jednak, że pracowników zza granicy łatwo u nas zatrudnić.
W zależności od kraju pochodzenia, cudzoziemcy potrzebują odpowiednich dokumentów, które uprawniają ich do legalnego pobytu i pracy w Polsce.
Najczęściej jest to wiza pracownicza lub wiza sezonowa oraz zezwolenie na pracę wydane na konkretnego pracodawcę. Szerzej o zezwoleniach na pracę pisaliśmy tutaj.
Część obcokrajowców można zatrudnić także w ramach tzw. procedury uproszczonej. Dotyczy ona obywateli Armenii, Gruzji, Mołdawii, Białorusi oraz Ukrainy. Choć od wybuchu wojny w Ukrainie, obywatele tego ostatniego kraju mogą korzystać ze specjalnych rozwiązań ułatwiających im znalezienie legalnej pracy w Polsce.
O procedurze uproszczonej szerzej pisaliśmy w tym artykule.
Jak uniknąć błędów w legalizacji pracy cudzoziemca?
Pracodawca powinien dokładnie sprawdzić, jakie zezwolenia są wymagane dla danego obywatela. Ważne jest też monitorowanie dat ważności tych dokumentów i ich terminowe odnawianie. Warto w tym zakresie zasięgnąć porady specjalistów lub skorzystać z usług firm doradczych zajmujących się legalizacją pracy cudzoziemców.
Wielu polskich pracodawców korzysta także ze wsparcia agencji pracy tymczasowych, które zajmują się kompleksowo rekrutacją, legalizacją, zatrudnieniem oraz rozliczeniem czasu pracy pracowników zza granicy.
Niepoprawne wypełnienie dokumentów i praca na innych warunkach niż wskazane w dokumencie legalizującym pracę
Błędy formalne w dokumentach, takie jak źle wypełnione wnioski lub brak wymaganych załączników, mogą skutkować odrzuceniem przez instytucje państwowe podania o zezwolenie na pracę lub/i pobyt.
Co więcej, jeśli organ państwowy wyda zezwolenie na podstawie błędnie wypełnionego wniosku, np. na inne stanowisko niż faktycznie powierzymy cudzoziemcowi, pracodawca musi liczyć się z wysokimi karami, które może nałożyć na niego Państwowa Inspekcja Pracy, a także z … utratą błędnie zatrudnionego pracownika.
Brak informacji o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez obcokrajowca i inne kwestie formalne
Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych z formalizacją zatrudnienia cudzoziemca. Jednym z nich, który często zdarza się przeoczyć, jest konieczność informowania urzędu o podjęciu lub niepodjęciu zatrudnienia przez pracownika spoza UE. Zgodnie z przepisami, w przypadku pracowników zatrudnianych na podstawie oświadczenia, czyli w tzw. procedurze uproszczonej, pracodawca ma 7 dni, od daty wskazanej na oświadczeniu, na powiadomienie właściwego urzędu o rozpoczęciu, bądź nie, pracy przez cudzoziemca.
W przypadku obcokrajowców zatrudnianych na podstawie zezwolenia na pracę należy pamiętać, że w terminie 7 dni pracodawca ma obowiązek poinformować wojewodę, jeśli:
Obcokrajowiec nie podjął pracy po upływie 3 miesięcy od daty początkowej wskazanej na zezwolniu
Cudzoziemiec zakończył pracę przed upływem 3 miesięcy od daty ważności zezwolenia
Przerwał pracę na okres dłuższy niż 3 miesiące
Podjął pracę po upływie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia (co jest istotne, szczególnie w kontekście wydłużonego procesu uzyskiwania wiz pracowniczych przez cudzoziemców z niektórych krajów Azji)
Informować urząd należy także wtedy, gdy zmianie ulegnie charakter pracy lub stanowisko obcokrajowca.
Brak weryfikacji dokumentów pobytowych lub ich błędna interpretacja
Cudzoziemiec nie może legalnie pracować w Polsce, jeśli nie posiada dokumentu, który legalizuje jego pobyt na terenie kraju. W związku z tym, pracodawca musi upewnić się czy kandydat zza granicy, którego planuje zatrudnić posiada podstawę pobytową, a także czy upoważnia ona do podejmowania pracy w Polsce.
Obcokrajowcy, którzy wjechali do Polski np. na podstawie wizy turystycznej nie mogą być zatrudnieni w naszym kraju. Wielu pracodawców wpada także w pułapkę kart pobytu, które posiadają adnotację mówiącą o „dostępie do rynku pracy”. Nie oznacza to bynajmniej, ze takiego kandydata możemy zatrudnić z pominięciem procedury legalizującej jego pracę. Nadal musimy zadbać o zezwolenie lub oświadczenie dla takiego pracownika i to jeszcze przed skierowaniem go do pracy.
Masz pytania dotyczące legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców?
Niewystarczające wsparcie w procesie adaptacji zawodowej i społecznej cudzoziemców może prowadzić do problemów z integracją w miejscu pracy i spadku efektywności. Właściwie przeprowadzony onboarding, przede wszystkim w języku zrozumiałym dla obcokrajowców, jest kluczem do minimalizacji zjawiska rotacji, poprawy standardów pracy oraz wyników osiąganych przez zagranicznych pracowników.
Jak dobrze przeprowadzić onboarding obcokrajowców?
Proces wdrażania pracowników zza granicy warto zacząć jeszcze przed ich przyjazdem do Polski, szczególnie jeśli dotychczas nasza kadra nie miała doświadczenia we współpracy z cudzoziemcami. Warto przeszkolić liderów z różnic kulturowych, a także z zarządzania w multikulturowych zespołach. Nie bez znaczenia jest też przeprowadzenie spotkań z pracownikami liniowymi, także tymi niższego szczebla, żeby zapewnić ich o stabilności ich etatów, a jednocześnie wskazać z czego wynika sięganie po pracowników zza granicy.
Jednym z podstawowych elementów, o których warto pamiętać w procesie onboardingu jest przetłumaczenie instrukcji stanowiskowych na język zrozumiały dla cudzoziemców. Także wprowadzenie do zespołu dwujęzycznych liderów przyspiesza adaptacje obcokrajowców w nowym środowisku pracy.
Agencje pracy oferują pracownikom zza granicy także dodatkową opiekę koordynatorów, którzy pomagają cudzoziemcom w załatwianiu codziennych spraw, wypełnianiu dokumentów czy kwestiach związanych z zakwaterowaniem.
Podsumowanie
Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z wieloma formalnościami, które są skomplikowane i czasochłonne. W dodatku przepisy dotyczące obcokrajowców często się zmieniają. Skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej znacząco ułatwia pracę działów HR, ale także BHP, kierowników obszarów czy liderów liniowych.
Agencje oferują kompleksowe wsparcie w zakresie rekrutacji, legalizacji zatrudnienia, rozliczenia czasu pracy oraz adaptacji obcokrajowców. Dzięki temu pracodawcy mogą skupić się na rozwijaniu swojej działalności, mając pewność, że wszystkie formalności są w doświadczonych rękach.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy pomóc Ci w efektywnym i zgodnym z przepisami zatrudnianiu pracowników zza granicy.
W Polsce, według różnych szacunków, za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, w pierwszym kwartale 2023 roku, zatrudnienie znalazło około 230 tysięcy osób. Statystyki te, publikowane między innymi przez Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia (SAZ) i Polskie Forum HR (PFHR) obejmują pracowników, których agencje kierowały do klientów na podstawie umów o świadczenie usług pracy tymczasowej, bez względu na formę kontraktu z pracownikiem (umowy cywilnoprawne lub umowy o pracę tymczasową). Utrzymująca się niska stopa bezrobocia, konieczność sięgania po pracowników z państw trzecich i związane z tym dodatkowe obowiązki prawne, a także niestabilna sytuacja gospodarcza sprawiają, że po rozwiązania oferowane przez firmy zajmujące się pracą czasową sięgają zarówno średnie, jak i bardzo duże przedsiębiorstwa.
Z tego artykułu dowiesz się m.in.:
Jakie usługi może świadczyć agencja pracy?
Kiedy warto skorzystać z oferty agencji pracy tymczasowej?
Ile agencji działa w Polsce?
Jakie są zasady zatrudniania pracowników tymczasowych?
Kim jest pracownik tymczasowy?
Kim jest pracodawca użytkownik?
Usługi agencji pracy tymczasowej. Co może zaoferować agencja zatrudnienia?
Agencje pracy tymczasowej, agencje pośrednictwa pracy czy agencje doradztwa personalnego zajmują się szeroko rozumianym wsparciem procesów HR. Oczywiście zakres ich usług może być odmienny, jednak wiele firm, które oferują usługi pracy tymczasowej, posiada także linie biznesowe odpowiedzialne za procesy rekrutacji stałych czy zajmujące się outsourcingiem procesów.
Więcej o ofercie dostawców usług personalnych pisaliśmy TUTAJ
Współpraca z agencją pracy tymczasowej. Na czym polega zatrudnienie przez agencję pracy tymczasowej?
Usługa pracy tymczasowej polega na rekrutacji, zatrudnieniu, a następnie skierowaniu do pracy i rozliczeniu wynagrodzeniapracowników leasingowych za zadania wykonywane na rzecz pracodawcy użytkownika. Praca tymczasowa charakteryzuje się trójstronnym stosunkiem zatrudnienia, którego stronami są: pracownik tymczasowy, agencja pracy tymczasowej oraz pracodawca użytkownik. Podmiotem, który pozyskuje pracowników, zawiera z nimi umowy, rozlicza ich czas pracy, a także odprowadza obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne, jest agencja. Przedsiębiorstwo – klient agencji pracy, pełni rolę pracodawcy użytkownika, a więc kieruje pracą skierowanych do niego przez agencję pracowników.
Umowa z pracownikiem tymczasowym. Jakie prace można powierzyć personelowi leasingowanemu?
Praca tymczasowa uregulowana jest ustawą z dnia 09 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Jej zapisy jasno wskazują, że wykonywanie pracy tymczasowej możliwe jest jedynie wtedy, gdy pracownicy agencji pracy tymczasowej wykonują na rzecz klienta prace o charakterze doraźnym, okresowym, sezonowym lub takie, których wykonanie w określonym terminie nie byłoby możliwe przez bezpośrednio zatrudnionych u niego pracowników. Możliwe jest też powierzanie pracy o charakterze tymczasowym w przypadku pracownika tymczasowego zatrudnionego do wykonywania obowiązków należących do nieobecnego pracownika etatowego przedsiębiorcy na czas tej absencji.
Chcesz uelastycznić swoją strukturę kadrową? Poszukujesz pracowników zza granicy? Skontaktuj się z nami
Usługa rekrutacji stałej. Rekrutacja i Selekcja pracowników etatowych.
Wśród usług, które oferują agencje pracy, można także znaleźć rekrutacje specjalistyczne, inaczej nazywane rekrutacjami stałymi lub usługą rekrutacji i selekcji pracowników. Polega ona na wyszukiwaniu, na zlecenie klienta, kandydatów, których profil kompetencji oraz kwalifikacje zawodowe najlepiej odpowiadają wymogom danego stanowiska pracy. Proces rekrutacji i selekcji świadczony przez agencje pracy odciąża wewnętrzne działy HR. Agencja zajmuje się redagowaniem i publikowaniem ogłoszeń, selekcją CV oraz przeprowadza rozmowy z kandydatami. W przypadku stanowisk, na które nie ma aktywnych kandydatów, specjaliści ds. rekrutacji zatrudnieni w agencji stosują także direct search oraz korzystają z własnych, systematycznie rozbudowywanych baz kandydatów.
Różnice między pracą tymczasową a usługą rekrutacji stałych.
Od pracy tymczasowej rekrutacje stałe różni przede wszystkim to, że finalnym pracodawcą jest klient. Kandydat wyselekcjonowany przez agencje pracy zostaje zatrudniony bezpośrednio w strukturach firmy, która taką rekrutację zleciła. Zwykle usługi rekrutacji stałych dedykowane są stanowiskom średniego i wysokiego szczebla, natomiast praca tymczasowa wykorzystywana jest przede wszystkim na stanowiskach blue collars.
Rekrutacja specjalistów zajmuje Ci zbyt wiele czasu? Zleć ją nam
Usługa outsourcingu procesowego. Na czym polega outsourcing?
Usługa outsourcingu procesowego polega na wydzieleniu części zadań, procesów czy obszarów i oddanie ich pod zarządzanie zewnętrznemu podmiotowi. Takie rozwiązanie ściąga z biznesu obowiązki, których nadmiar nie pozwala się skupić na rozwoju głównej działalności firmy. To także sposób na zwiększenie efektywności i … ograniczenie kosztów.
Z outsourcingiem świadczonym przez agencje zatrudnienia można spotkać się najczęściej na produkcji, w logistyce oraz w działach HR. Przedsiębiorstwa coraz chętniej powierzają agencjom część obowiązków związanych np. z montażem elementów, rozliczając się z nimi nie za godziny pracy pracowników tymczasowych, ale za dostarczone wyroby gotowe. Takie rozwiązanie powoduje, że firma, która decyduje się na skorzystanie z usług outsourcingu, nie ma znacznej części obowiązków, które nakłada na nią ustawa o pracy tymczasowej, a jednocześnie odnosi korzyści związane z brakiem konieczności zarządzania pracownikami czy kontrolą i badaniem efektywności ich pracy.
Wiele agencji zajmujących się zatrudnianiem pracowników tymczasowych wyspecjalizowało się w zarządzaniu np. procesami logistycznymi, takimi jak obsługa zwrotów, co-packing czy etykietowanie. Nie tylko zatrudniają pracowników do tych prac, ale także stale monitorują i podnoszą ich efektywność. Odpowiadają za jakość i terminowość realizacji, a z klientem rozliczają się za wykonane zadanie, a nie godziny przepracowane przez pracowników.
Outsourcing jest obecnie jednym z najszybciej rozwijających się modeli biznesowych i w naszym cyklu na pewno pojawi się jego szersze omówienie.
Agencja pracy – jak może pomóc Twojej firmie? Praca tymczasowa oraz rekrutacje stałe.
Pracodawcy decydują się zwykle na współpracę z dostawcami usług personalnych wtedy gdy:
Nie mogą samodzielnie pozyskać wystarczającej liczby kandydatów do pracy
Ich działalność charakteryzuje sezonowość
Są zainteresowani zatrudnieniem obcokrajowców
W pierwszym przypadku współpraca może dotyczyć zarówno rekrutacji stałych, jak i pracy tymczasowej. Poszukiwanie pracowników na stanowiska średniego i wyższego szczebla niejednokrotnie wymaga wykorzystania metod direct search, aby dotrzeć do najlepszych kandydatów, którzy obecnie nie poszukują aktywnie zatrudnienia. Rekrutacje trwają długo, wymagają dużego zaangażowania, a czasem także przeprowadzenia dodatkowych testów kompetencji (np. AC/DC). To generuje koszty i dodatkowo obciąża dział HR. Zdarza się też, że firma nie dysponuje odpowiednimi zasobami ludzkimi i operacyjnymi do przeprowadzania takiej rekrutacji. Wtedy zamknąć projekt z sukcesem może pomóc agencja rekrutacyjna.
Praca tymczasowa pozwala natomiast na uzupełnienie braków kadrowych w stosunkowo krótkim czasie, przy jednoczesnym braku obciążeń własnych zespołów. Agencje zajmujące się zatrudnianiem pracowników tymczasowych mają wypracowane metody docierania do kandydatów, znają rynek pracy, wiedzą gdzie szukać pracowników i jak do nich dotrzeć. Co więcej, część z nich działa nie tylko lokalnie, ale również globalnie – zapewniając dostęp do pracowników z różnych stron świata.
Zatrudnienie cudzoziemców to także powód, dla którego przedsiębiorstwa decydują się na współpracę z biurem pośrednictwa pracy. Rekrutacja pracowników na rynkach zagranicznych wymaga znajomości ich specyfiki, a samo zatrudnienie obcokrajowca obwarowane jest licznymi przepisami prawnymi. Dzięki agencji pracy tymczasowej pracodawca zyskuje pracowników i nie musi martwić się o formalności związane z legalizacją ich pracy oraz pobytu.
Sezonowość branży oznacza, że struktura kadrowa przedsiębiorstwa musi być elastyczna. W okresach wzrostu niezbędne jest szybkie zwiększenie zatrudnienia, które po tym czasie trzeba zredukować. Zatrudnienie tymczasowe daje taką możliwość, m.in. dzięki krótszym okresom wypowiedzenia.
Praca tymczasowa w Polsce. Ile agencji zatrudnienia działa w naszym kraju?
W październiku 2023 roku w KRAZ zarejestrowanych było 8374 agencji zatrudnienia. Jednak nie wszystkie podmioty figurujące w wykazie mogą świadczyć kompleksowo wskazane powyżej usługi. Ponad 7000 podmiotów z KRAZ, to firmy zajmujące się pośrednictwem pracy, doradztwem personalnym lub poradnictwem zawodowym. Część z nich stanowią jednoosobowe działalności gospodarcze, freelancerzy, którzy na zlecenie większych podmiotów zajmują się rekrutacją i selekcją pracowników.
Agencji zatrudnienia, które mogą legalnie oferować usługi pracy tymczasowej, w październiku 2023 roku zarejestrowanych było 5023. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie podmioty działają aktywnie i nie dla wszystkich praca tymczasowa jest działalnością wiodącą. Niektóre agencje skupiają się np. na rekrutacji pracowników za granice Polski, dla innych core bussinesem będą rekrutacje specjalistów, a praca tymczasowa stanowi niejako działalność poboczną.
Podsumowanie
Agencje zatrudnienia oferują wiele usług, które mogą wesprzeć biznes w szybszym i bardziej efektywnym rozwoju. Praca tymczasowa, outsourcing czy rekrutacje stałe dają możliwość skutecznej realizacji strategicznych celów biznesowych, przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów na optymalnym poziomie.
Jeśli masz dodatkowe pytania, dotyczące usług oferowanych przez agencje zatrudnienia – zadaj je naszemu ekspertowi.
Słownik pojęć i skrótów
Praca Tymczasowa – polega na wykonywaniu, przez okres nie dłuższy niż wskazany w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, zadań o charakterze sezonowym, okresowym lub doraźnym na rzecz konkretnego pracodawcy użytkownika. Pracowników tymczasowych można także zatrudnić w celu realizacji zadań, których terminowe wykonanie nie byłoby możliwe przez bezpośrednio zatrudnionych pracowników lub których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika etatowego przedsiębiorcy
Pracodawca Użytkownik – przedsiębiorca (firma), która zleca agencji rekrutację oraz zatrudnienie pracowników tymczasowych świadczących pracę na jej rzecz. Pracodawca Użytkownik wyznacza pracownikom tymczasowym, skierowanym do pracy u niego, zadania oraz kontroluje ich wykonanie.
Pracownik Tymczasowy – osoba zatrudniona przez agencję i skierowana do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem Pracodawcy Użytkownika
Rekrutacja Stała – powierzenie procesu pozyskania i selekcji kandydatów zewnętrznemu podmiotowi. Po przeprowadzonym procesie kandydat zatrudniany jest bezpośrednio przez organizację zlecającą wykonanie takiej usługi
Outsourcing – wydzielenie z wewnętrznej struktury organizacji zadań, procesów lub funkcji, które nie są core bussinesem i przekazanie ich do realizacji zewnętrznemu podmiotowi
APT – Agencja Pracy Tymczasowej
RS – Usługa Rekrutacji Stałej (czasem też R&S – usługa Rekrutacji i Selekcji)
przeprowadzenie zwolnień w trybie indywidualnym wiąże się z wieloma obowiązkami dla pracodawcy, a część z nich jest tożsama z tymi, które nakładane są na przedsiębiorstwa przeprowadzające zwolnienia grupowe. Należy do nich m.in. konieczność poinformowania związków zawodowych o planowanych zwolnieniach czy wypłata odpraw pieniężnych.
Kiedy mówimy o zwolnieniu indywidualnym z przyczyn nieleżących po stronie pracownika? Z jakimi obowiązkami i kosztami wiąże się ono dla pracodawcy? O czym trzeba pamiętać podejmując decyzję o zwolnieniu pracownika lub pracowników w tym trybie?
Zwolnienia indywidualne z przyczyn niedotyczących pracowników
Zdarza się, że pracodawca zmuszony jest do redukcji konkretnego etatu lub etatów w odniesieniu do większej liczby pracowników. Nie zawsze jednak takie zwolnienia, nawet jeśli obejmują kilka, a nawet kilkanaście osób, mają charakter zwolnień grupowych.
O zwolnieniach indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracowników mówimy wtedy, gdy pracodawca spełnia jednocześnie następujące warunki:
Zatrudnia co najmniej 20 pracowników
Umowy wypowiadane są z przyczyn niedotyczących pracowników
Rozwiązanie umowy o pracę następuję za wypowiedzeniem przez pracodawcę lub na mocy porozumienia stron
Umowy rozwiązywane są w terminie 30 dni z mniejsza liczbą pracowników niż ta, która powoduje zaliczenie zwolnień do zwolnień grupowych
Przykład
Zakład produkcyjny zatrudniający 250 pracowników wygasza jedną z linii produkcyjnych, w związku z czym podjęto decyzję o zwolnieniu z przyczyn nie leżących po stronie pracowników 20 osób. Zwolnienie to nie będzie klasyfikowane jako zwolnienie grupowe, ponieważ redukcja etatów obejmie 8% załogi.
Zwolnienia indywidualne mogą dotyczyć kilku, a nawet kilkunastu osób, ale także choćby jednego pracownika, o ile przyczyna rozwiązania umowy nie leży po jego stronie.
Przyczyny nie dotyczące pracownika, czyli jakie?
Ustawa nie wymienia wprost sytuacji, które można zaklasyfikować jako przyczyny rozwiązania umowy nie leżące po stronie pracownika. Można jednak zaliczyć do nich np.:
Reorganizację zakładu pracy, w tym likwidację lub łącznie stanowisk, przeniesienie produkcji do innego miejsca czy zmianę charakteru działalności
Trudną sytuację finansową wynikającą np. ze spadku popytu na usługi/produkty firmy
Likwidację oddziału, filii
Obowiązki pracodawcy wynikające z przeprowadzania zwolnień indywidualnych
Warto nadmienić, że przeprowadzenie zwolnień w trybie indywidualnym wiąże się z wieloma obowiązkami dla pracodawcy, a część z nich jest tożsama z tymi, które nakładane są na przedsiębiorstwa przeprowadzające zwolnienia grupowe. Należy do nich m.in. konieczność poinformowania związków zawodowych o planowanych zwolnieniach czy wypłata odpraw pieniężnych.
Kogo nie można zwolnić w drodze zwolnień indywidualnych?
Grupą szczególnie chronioną przez rozwiązaniem stosunku pracy w trybie zwolnień indywidualnych są pracownicy będący jednocześnie posłami, senatorami lub radnymi, w okresie, w którym ich stosunek pracy podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem.
Zwolnieniem indywidualnym z przyczyn niedotyczących pracownika mogą zostać objęci:
Pracownicy w wieku ochronnym przed emeryturą (jeśli nie brakuje im więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego oraz ich okres zatrudnienia pozwala im uzyskać prawo do emerytury wraz z osiągnieciem tego wieku)
Pracownicy przebywający na urlopie zwolnieniu lekarskim, jeśli nie upłynął okres uprawniający do rozwiązania z nimi umowy o pracę bez wypowiedzenia
Pracownice w ciąży lub przebywające na urlopie macierzyńskim
Zwolnienie tych osób jest możliwe, o ile zakładowa organizacja związkowa w terminie 14 dni od daty otrzymania zawiadomienia od pracodawcy o planowanym zwolnieniu nie zgłosi sprzeciwu.
Zwolnienia indywidualne a odprawa pieniężna. Czy zawsze się należy?
Prawo do odprawy pieniężnej przysługuje zarówno pracownikom zwalnianym w trybie zwolnień grupowych, jak i w przypadku indywidualnego zwolnienia z przyczyn nie dotyczących pracownika, nawet jeśli tym zwolnieniem objęta jest tylko jedna osoba.
Istotną kwestią, którą niejednokrotnie podnosił w swoich wyrokach Sąd Najwyższy, a która uzależnia prawo do otrzymania odprawy pieniężnej jest to, że w przypadku zwolnień indywidualnych przyczyna rozwiązania stosunku pracy muszą uzasadniać wyłącznie przesłanki niedotyczące pracownika.
Odprawa pieniężna przysługująca zwalnianemu pracownikowi uzależnione jest od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i odpowiada ona kwocie:
1-miesięcznego wynagrodzenia – w przypadku zatrudnienia krótszego niż 2 lata
2- miesięcznego wynagrodzenia – gdy pracownik był zatrudniony od 2 do 8 lat
3-miesięcznego wynagrodzenia – jeśli czas zatrudnienia przekracza 8 lat
Warto wiedzieć
Maksymalna wysokość odprawy pieniężnej nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Do 30 czerwca 2024r. będzie to kwota 63 630 zł, a od 1 lipca 2024r. – 64 500 zł.
Zwolnienia indywidualne a zwolnienia grupowe – różnice
Główną różnicą pomiędzy zwolnieniami grupowymi a tymi przeprowadzanymi w ramach zwolnień indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracowników jest znacznie prostsza procedura. Pracodawca nie ma obowiązku przeprowadzania konsultacji i zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi czy powiadamiania powiatowego urzędu pracy (szerzej o tych obowiązkach pisaliśmy TUTAJ).
Nie zmienia to jednak faktu, że i w tym przypadku konieczne jest zachowanie procedur opisanych w cytowanej już ustawie, a także wypłacenie (w większości przypadków) odpraw pieniężnych zwalnianym pracownikom.
W jaki sposób pracodawcy mogą uchronić się przed koniecznością redukowania etatów w przypadku gorszej koniunktury na rynku? Strategicznie planując zasoby kadrowe. Jednym z rozwiązań, które w sposób elastyczny pozwala zarządzać personelem, w tym dostosowywać wielkość zatrudnienia do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa, jest praca tymczasowa, zwana inaczej leasingiem pracowniczym.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym rozwiązaniu? Skontaktuj się z nami i sprawdź w jaki sposób pracownicy tymczasowi mogą pomóc Ci optymalizować zasoby i wzmocnić Twoją pozycję na rynku.
