Współpraca z agencją pracy tymczasowej to coraz bardziej popularny model kształtowania zatrudnienia w dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się otoczeniu gospodarczym. Firmy decydują się na korzystanie z usług agencji, aby szybko uzupełnić luki kadrowe i jednocześnie móc elastycznie dopasowywać strukturę zatrudnienia do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Jednym z kluczowych elementów wpływających na podjęcie decyzji o współpracy z konkretnym dostawcą usług personalnych jest cena, jaką oferuje za dostarczenie personelu tymczasowego. Zrozumienie, z czego wynikają koszty zatrudnienia tymczasowego oraz co wpływa na ich wysokość, pozwala na lepsze, bardziej świadome podjęcie decyzji o wyborze partnera biznesowego, który zapewni firmie obsługę personalną.

Z tego materiału dowiesz się m.in.:

Jakie są koszty wynagrodzenia pracownika tymczasowego?
Czym jest marża agencji pracy tymczasowej?
Co wpływa na wysokość końcowej ceny za usługę pracy tymczasowej?

Wynagrodzenie pracownika tymczasowego. Koszty płacy i koszty dodatkowe

Obowiązkiem agencji jest naliczanie oraz wypłata wynagrodzenia pracowników tymczasowych, a także odprowadzanie za nich obowiązkowych składek społecznych. Zgodnie z art. 15 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, w okresie świadczenia pracy na rzecz pracodawcy użytkownika leasingowany pracownik nie może być traktowany mniej korzystnie niż pracownicy etatowi zatrudnieni w firmie na podobnych lub takich samych stanowiskach pracy. Z tego zapisu wynika m.in. to, że pracownikowi tymczasowemu należy zaproponować takie samo wynagrodzenie za pracę, jakie otrzymują inne osoby zatrudnione bezpośrednio przez pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku.

Przykład wynagrodzenia pracownika produkcyjnego. Umowa o pracę tymczasową

W firmie produkcyjnej pracownik pracujący na stanowisku operatora produkcji otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 4000 zł brutto za pełen miesiąc pracy. Przedsiębiorstwo zdecydowało się zatrudnić pracowników tymczasowych, aby na czas wysokiego sezonu, wsparli oni procesy produkcyjne w firmie. Jak ustalić wynagrodzenie pracownika tymczasowego zatrudnionego przez agencję i z jakim kosztem dla pracodawcy będzie się ono wiązało?

Wynagrodzenie pracownika tymczasowego nie może być niższe niż to, które oferowane jest personelowi etatowemu wykonującemu te same lub podobne obowiązki. Pracownik leasingowy otrzyma więc 4 000 zł podstawy wynagrodzenia wyrażonej w kwocie brutto.

Agencje pracy tymczasowej mają obowiązek odprowadzać za pracowników tymczasowych należne składki społeczne. Są one tożsame ze składkami opłacanymi przez pracodawcę za pracowników etatowych.

Agencja pracy tymczasowej ponosi takie same koszty jak pracodawca bezpośredni. Jest też zobowiązana do zapłaty składki na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Jej wysokość jest jednak trudna do ustalenia odgórnie. Zależy ona od liczby zatrudnionych pracowników posiadających orzeczenie o niepełnosprawności oraz ogólnej liczby zatrudnionych przez agencję i wysokości przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

Do kosztów płacy należy jeszcze doliczyć marżę agencyjną, czyli wynagrodzenie agencji pracy za pozyskanie, zatrudnienie oraz obsługę pracowników tymczasowych.

Dodatkowe koszty pracy. Co wpływa na finalną kwotę na fakturze za pracę pracowników tymczasowych

Wysokość składki PFRON czy wypadkowej bez wątpienia wpływa na koszt wynagrodzenia obciążający pracodawcę. We współpracy z agencją pracy tymczasowej pojawia się jednak jeszcze jeden aspekt, który muszą uwzględnić przedsiębiorcy w budżecie. Marża agencyjna lub narzut agencji pracy.

Marża a narzut. Jaka jest różnica?

Bardzo często zdarza się, że marża i narzut używane są zamiennie. Warto upewnić się, że zarówno handlowiec z agencji pracy tymczasowej, jak i kupiec, mają na myśli tę samą wartość.

Narzut to wyrażona procentowo lub kwotowo wartość doliczana do kosztu wynagrodzenia ponoszonego przez pracodawcę, która pozwala na pokrycie kosztów agencyjnych oraz wygenerowanie przychodu przez agencję pracy.

Przykład: Koszt wynagrodzenia pracownika tymczasowego z uwzględnieniem kosztów pracodawcy wynosi 5000 zł, agencja dodaje do tego narzut w wysokości 10%. Finalna cena dla klienta wynosi: 5500 zł.

Marża to różnica między stawką za usługę pracy tymczasowej, którą płaci klient a całkowitym kosztem wynagrodzenia pracownika ponoszonym przez pracodawcę.

Przykład: Koszt wynagrodzenia pracownika tymczasowego z uwzględnieniem kosztów pracodawcy oraz wynagrodzenia agencji wynosi 5500 zł, w tym kosztów wynagrodzenia jest 5000 zł. Marża agencyjna wynosi: 9%

Ważne!

Jeśli doradca z agencji zatrudnienia mówi o 10% marży, to warto upewnić się, czy ma na myśli faktycznie marżę, czy może jednak narzut. Różnica w koszcie współpracy z agencją pracy tymczasowej, przy koszcie wynagrodzenia w wysokości 5000 zł, w zależności od tego, czy mówimy o 10% marży, czy narzutu, wynosi ponad 55 zł na jednym pracowniku.

Czym jest marża agencji pracy?

Marża agencyjna, podobnie jak narzut, to nic innego jak wynagrodzenie agencji pracy za świadczone usługi. Zwykle wyrażana jest ona w sposób procentowy, chociaż zdarzają się także kalkulacje z marżami, lub narzutami, kwotowymi. Z marży agencje pracy pokrywają zazwyczaj:

Koszty rekrutacyjne – wynagrodzenia specjalistów ds. rekrutacji, koszty publikacji ofert pracy na serwisach ogłoszeniowych, koszty kampanii rekrutacyjnych itp.
Koszty zatrudnienia – koszty obsługi kadrowo – płacowej pracowników, a także obsługi administracyjnej, takie jak np. wynagrodzenia specjalistów ds. kadr i płac, konsultantów czy koordynatorów
Koszty związane z zarządzaniem kontraktami i rozliczeniami – zalicza się do nich np. koszty obsługi prawnej oraz księgowej umów z klientem (pracodawcą użytkownikiem)
Koszty administracyjne – związane z zarządzaniem agencją pracy tymczasowej, np. koszty utrzymania biura, oprogramowania czy wynagrodzeń personelu back office

Dzięki współpracy z agencją pracy tymczasowej przedsiębiorcy nie muszą zwiększać obsady kadrowej, która umożliwiłaby pozyskanie i obsłużenie dodatkowych pracowników. Koszty te obciążają dostawcę usług personalnych.

Dodatkowe koszty związane ze współpracą z agencją pracy tymczasowej

Zatrudniając pracowników z agencji pracy tymczasowej, trzeba liczyć się także z możliwością obciążenia przez agencję innymi kosztami. Dodatkowe koszty współpracy, które mogą znaleźć się na fakturze za usługę, to np.:

Koszty urlopów wypoczynkowych lub zwolnień chorobowych pracowników tymczasowych
Koszty legalizacji pracy obcokrajowców
Koszty zakwaterowań
Koszty organizacji transportu pracowniczego

Możliwe dodatkowe obciążenia powinny wynikać z zapisów umowy między pracodawcą użytkownikiem oraz dostawcą usług personalnych. Oczywiście nie zawsze dochodzi do obciążenia klienta kosztami dodatkowymi. Czasem takie obciążenia w ogóle nie występują. Np. zatrudniając personel leasingowy na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zleceń) klient nie będzie ponosił kosztów związanych z urlopami czy wynagrodzeniem za czas niezdolności do pracy. Innym razem są one pokrywane z marży. Częstą praktyką na rynku agencji pracy tymczasowej jest np. wliczanie w koszty działalności obciążeń za oświadczenia czy zezwolenia na pracę dla cudzoziemców.

Najczęściej występujące sposoby rozliczeń z agencją pracy tymczasowej

To, w jaki sposób klient będzie rozliczał się z agencją zatrudnienia za dostarczony personel, zależy od ustaleń stron zawartych w umowie o świadczenie usług pracy tymczasowej.

Do najczęściej występujących form rozliczeń pracy tymczasowej należą:

Marża procentowa
Marża kwotowa
Narzut procentowy
Mnożnik (inaczej multiplayer)
Stawka za roboczogodzinę

Każdy z tych sposobów ma swoich przeciwników i zwolenników oraz plusy i minusy rozliczenia. Stawka za roboczogodzinę pozwala na bardzo dokładne planowanie kosztów pracy, jednakże w przypadku umów o pracę tymczasową wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów związanych np. z ryzykiem chorobowym, nawet jeśli faktycznie w czasie pracy pracownika tymczasowego nie będzie on korzystał ze zwolnienia chorobowego.

Wybór sposobu rozliczania należności między klientem a agencją zależy od oczekiwań pracodawcy użytkownika oraz celów, które chce zrealizować za pośrednictwem usługi pracy tymczasowej.

Co wpływa na koszt współpracy z agencją pracy tymczasowej?

Nie ma jednej uniwersalnej kwoty, jaką trzeba zapłacić za współpracę z dostawcą usług personalnych. Każda agencja ma własne kalkulacje, które tworzy pod indywidualne potrzeby klientów.

Na koszt współpracy z agencją pracy tymczasowej wpływa zazwyczaj:

Wielkość zapotrzebowania na pracowników – im wyższy wolumen stanowisk do obsadzenia przez agencje, tym tańsza może być usługa
Czas trwania projektu – zamówienia, które zakładają maksymalny czas trwania współpracy z pracownikiem tymczasowym, zazwyczaj kosztują pracodawców mniej niż te, które składane są na bardzo krótki okres czasu
Profil stanowiska i wymagania stawiane kandydatom – bardziej skomplikowane rekrutacje, na stanowiska wymagające konkretnych umiejętności lub uprawnień mogą być droższe niż te, które dotyczą zatrudnienia pracowników do prostych prac na produkcji czy w logistyce
Sezonowość i popyt na pracowników tymczasowych – czas, w którym negocjujemy kontrakt z agencją pracy tymczasowej, może także wpłynąć na cenę za usługę. W okresach, kiedy agencje mają dużo zapytań, wiele zamówień do realizacji i pracowników do zrekrutowania są też mniej skłonne do negocjowania stawki wynagrodzenia za swoje usługi

To oczywiście tylko część czynników determinujących cenę za pracę tymczasową. Warto jednak w tym miejscu wspomnieć o pewnym micie dotyczącym agencji zatrudnienia. Na rynku pokutuje przekonanie, że duże agencje pracy tymczasowej są droższe we współpracy niż małe, lokalne biura. Nie zawsze tak jest. Często, ze względu na skalę działania, koszt pracy tymczasowej w dużych firmach jest taki sam (lub niższy) jak w małych. Za to profesjonalni dostawcy usług personalnych, działający w dużej skali, dają większą gwarancję bezpieczeństwa procesów, legalności zatrudnienia i efektywności w realizacji zamówień.

Podsumowanie

Koszty współpracy z agencją pracy tymczasowej zależą od wielu czynników, w tym rodzaju umowy, stanowiska pracy, wymagań stawianych kandydatom czy wielkości zamówienia. Warto dobrze zrozumieć, z czego wynikają poszczególne pozycje kosztowe w kalkulacji agencji pracy, a w razie potrzeby skonsultować je z dostawcą usług personalnych. Dzięki temu zyskujemy możliwość wyboru najlepszych rozwiązań dla swojego przedsiębiorstwa w najkorzystniejszej cenie. Współpraca z agencją pracy może przynieść liczne korzyści, takie jak elastyczność zatrudnienia, możliwość szybkiego pozyskania pracowników czy zmniejszenie obciążeń administracyjnych. I nie zawsze warto kierować się wyłącznie kryterium najniższej ceny.